Intelligence artificielle, machine learning, deep learning ou simple automatisation… inviter l’ordinateur dans sa veille est une volonté de plus en plus répandue. L’automatisation de la veille peut permettre de gagner du temps, mais cela ne doit pas restreindre le rôle de l’humain qui reste essentiel dans l’action de veille. 

Filtres de pertinence : l’alliance d’automatisation et de qualification

Sur chacune des sources identifiées, tous les documents sont mis sous surveillance, car potentiellement intéressants. C’est le rôle des filtres de pertinence de distinguer documents appropriés ou bruit sans intérêt.
Le premier de ces filtres de pertinence est automatique. Il en existe un certain nombre (détecter les modifications dans un document, alerter de l’apparition d’une nouvelle page, etc.), le plus utilisé étant les mots-clés. Seuls les documents dans lesquels les termes identifiés apparaissent sont transmis aux veilleurs. Les mots-clés doivent donc être suffisamment fins pour ne pas laisser passer de bruit. Affiner les mots-clés est ainsi un enjeu à part entière.

Le second filtre de pertinence est humain. Tous les documents ayant passés le premier filtre doivent être triés par les veilleurs. Ils qualifieront l’information, la publieront et la diffuseront éventuellement à l’aide d’une newsletter.

Parvenir à identifier la requête de mots-clés « parfaite », celle qui élimine le bruit sans ignorer de documents pertinents, est un objectif difficilement atteignable, voire une utopie. Le rôle de l’humain est incontournable pour trier les informations de veille. Mais le rôle du veilleur va au de-là du simple tri de l’information. Il est donc nécessaire de replacer l’humain comme l’axe central du cycle de veille.

Replacer l’humain dans la boucle de l’automatisation de l’analyse

Beaucoup d’outils permettent d’automatiser l’analyse des informations de veille. L’analyse est effectivement la plus-value de la veille. Certains de ces outils sont automatiques et aident le veilleur à analyser les informations. C’est notamment le cas des ontologies : il est possible de repérer automatiquement les personnes, organisations et lieux d’intérêt dans un texte. Ou encore de la DataVisualisation, qui place les informations dans des graphiques de répartition, temporels, relationnels…

Ces outils d’analyse ont vocation à être examinés par les lecteurs ou les veilleurs des informations de veille afin d’en tirer des conclusions qu’un ordinateur ne peut pas déterminer.
En plus de ces outils automatiques, l’humain peut contribuer en ajoutant ses propres analyses, en proposant les résumés ou conclusions d’experts-métier par exemple, ou en ajoutant les commentaires de lecteurs. Le collaboratif est un excellent moyen de créer débats et analyses. 

Multiplier les sources d’informations

Mettre des sources sous surveillance est le principe de la veille. Cela permet d’automatiser la veille afin de capturer facilement les documents pertinents. Il ne faut cependant pas s’enfermer dans les sources connues.
La veille, comme internet, est évolutive. Une veille exploratoire permet d’identifier de nouvelles sources d’informations. Un clic suffit au veilleur pour ajouter l’un des nouveaux sites ainsi identifiés à ses sources en surveillance automatique.
L’apport de l’humain est également dans la collaboration. Inciter les lecteurs de la veille à envoyer leurs trouvailles aux veilleurs est un excellent moyen de recueillir de l’information grise. Cela permet également d’identifier des veilleurs potentiels, avec tous les bénéfices que cela apporte.

Automatisation de la veille, oui mais…

L’automatisation permet un gain de temps. Elle facilite le travail du veilleur, en filtrant les articles, en proposant des outils d’analyse, en classant les informations… Mais elle ne peut pas remplacer l’expertise humaine, que l’intelligence artificielle est loin d’approcher.
Replacer l’humain dans le cycle de la veille est un gage de qualité, grâce à :

• Un meilleur enrichissement d’informations de qualité,
• Une analyse plus précise,
• Un travail plus collaboratif.

Le cycle de la veille, de la définition des objectifs et des enjeux, jusqu’à la prise de décisions stratégiques, ne peut être envisagé sans l’humain au centre du cycle.

Outils de veille et utilisateurs : quelles sont les bonnes pratiques pour les inciter à consulter les informations de la veille et fidéliser leur connexion à votre plateforme de veille.

Publier des informations issues de la veille sur une plateforme de veille dédiée est une première étape, qui ne se suffit pas toujours à elle-même. Les utilisateurs des outils de veille, via la plateforme doivent être incités à s’y connecter, afin qu’il en mesure l’exact potentiel et la qualité des informations qui y sont publiées régulièrement.

Plusieurs méthodes permettent d’attirer les utilisateurs de plateforme de veille et de les fidéliser, pour qu’ils bénéficient des articles de la veille et contribuent à leur tour à les enrichir via outils de veille adaptés.

La méthode traditionnelle est bien évidemment « le pull », grâce à la diffusion de newsletters facilitée par les outils de veille. Cette méthode ancienne fait toujours ses preuves, puisque l’envoi d’une newsletter résulte toujours en un pic d’activités. Ces envois réguliers risquent de cantonner la veille à un email que les utilisateurs attendent dans leur boite de réception. Pour ne pas réduire votre action source de réactions à la newsletter, il est essentiel d’élargir votre action avec d’autres méthodes de fidélisation des utilisateurs.  

Outils de veille et utilisateurs : adaptez-les aux besoins pour fidéliser davantage

Administrer une plateforme de veille sans prendre en compte les besoins et les souhaits de ses utilisateurs est un risque avéré de déception. Comme tout produit, la plateforme de veille doit répondre aux besoins de ses consommateurs. Plusieurs pratiques permettent d’analyser l’utilisation de la plateforme de veille afin de s’adapter aux usages des utilisateurs.

Un suivi statistique est une première étape dans l’étude des habitudes des lecteurs. Il permet de repérer les thèmes les plus suivis et de classer les centres d’intérêts. Les outils de veille aident à s’adapter à ce suivi. Par exemple, ils permettent l’ajout de widgets pour mettre en avant les articles, les tags les plus consultés ou les articles les plus likés.

Les administrateurs de la plateforme de veille peuvent également suivre des statistiques sur le backoffice. Elles indiquent le volume et niveau de consultation par tag ou les résultats après diffusion des newsletters. L’opportunité de mesurer concrètement le nombre d’ouvreurs et les articles ayant été lus.

Savoir quels sont les sujets qui intéressent le plus les utilisateurs vont aider le veilleur à focaliser la veille sur ces sujets ou au contraire à mieux communiquer sur les sujets moins consultés pour les mettre en avant.

L’outil de veille, un allié de choix pour faire participer les utilisateurs

S’adapter aux besoins des utilisateurs est un pas en avant, mais leur permettre de participer à la veille les implique véritablement. Chaque lecteur s’inscrit dans une dynamique collaborative. Autre option pour les administrateurs : donner aux utilisateurs la possibilité de commenter les articles, dans des thématiques choisies selon une stratégie ciblée.

Pour aller plus loin, les administrateurs peuvent mettre à disposition des utilisateurs une adresse réceptrice d’email dans la plateforme. Les utilisateurs peuvent alors partager leurs informations de veille. C’est un excellent moyen d’obtenir de l’information grise.

Il est possible de donner aux lecteurs la possibilité d’écrire des articles. Ils deviennent alors des contributeurs à part entière. La gestion des profils laisse les administrateurs attribuer les droits de manière très fine. Chacun des lecteurs (ou uniquement quelques utilisateurs identifiés) peuvent ainsi proposer des articles aux veilleurs, publiables après validation.

Effacer les barrières pour s’adapter toujours plus et fidéliser en continu

L’adaptation aux utilisateurs passe également par la prise en compte de leurs contraintes. Pour ceux qui travaillant dans un bureau, il est facile de se connecter à une plateforme pour y lire les informations de la veille. Les personnes itinérantes peuvent être facilement confrontées à des problèmes d’accès liés à une connexion défaillante. L’utilisation de l’application mobile KBP Mobile pallie cette contrainte. L’application permettra à tous de consulter les articles directement sur leur mobile pour s’abonner à des thématiques et recevoir des notifications. L’application permet de lire leurs articles favoris ou dernières notifications, hors connexion.

Autre blocage à anticiper : se souvenir de son mot de passe !

La plateforme de veille étant un site protégé, elle nécessite un login et un mot de passe pour s’y connecter. Cette barrière de la connexion peut aisément être supprimée, en utilisant la technologie du SSO ou « sigle sign on ». Cette technologie permet de lier les comptes de la plateforme à ceux de l’entreprise (comme par exemple les comptes windows ou ceux d’un intranet).  Cela signifie que lorsqu’un utilisateur ouvre sa session windows sur son ordinateur, il est automatiquement connecté à la plateforme de veille.
En éliminant cette barrière, la consultation de la plateforme est facilitée.

Plateforme de veille : préparer le terrain pour monter en puissance

Effectuer un bon lancement de sa plateforme est essentiel pour capter l’attention des lecteurs dès l’ouverture. Une méthode peut être mise en place : le principe de montée en puissance.

Le principe : les administrateurs proposent aux utilisateurs une plateforme simple, avec peu de fonctionnalités. Au fil des semaines, ils dévoilent des nouveautés ; possibilité de commenter les articles, se créer des alertes sur des thématiques, utiliser des modules comme la datavisualisation…
Cette méthode a deux bénéfices : elle permet aux utilisateurs de s’habituer petit à petit aux différentes fonctionnalités.  La prise en main est ainsi facilitée. Le second avantage est de maintenir l’attention des utilisateurs durant plusieurs semaines, grâce à du teasing et des nouveautés régulières.

Une fois la plateforme de veille paramétrée avec toutes ses fonctionnalités, les administrateurs auront encore des nouveautés à présenter à leur utilisateurs, grâce aux mises à jour régulières des outils par KB Crawl.

Enfin, l’adage a beau être de ne pas juger sur l’apparence, c’est cependant un élément important. Le dynamisme de l’apparence de la plateforme, et notamment l’utilisation de couleurs et d’images, permettent de proposer aux lecteurs une expérience agréable. Le look & feel et l’ergonomie de la plateforme sont essentiels afin que ces derniers trouvent l’environnement plaisant et facile d’utilisation, autant de bonnes raisons de s’y connecter souvent.

La volonté des dirigeants de PME permet d’instaurer la culture IE dans l’entreprise

Contrairement aux grandes entreprises qui pour la plupart disposent de services ou de moyens dédiés à la veille stratégique, les PME font souvent l’impasse sur une démarche d’intelligence économique. Il est pourtant de plus en plus important d’effectuer une surveillance de son environnement, si l’on tient compte de l’accélération de la globalisation des marchés et de la concurrence.

L’intelligence économique, et plus particulièrement la veille stratégique des PME, permet de se protéger dans la guerre économique que représentent les différents marchés : elle est une aide indispensable à la prise de décision. Le risque en s’en passant est de manquer des informations essentielles pour l’entreprise.

Malgré ses avantages, les trois-quarts des entreprises de moins de 250 salariés n’ont pas mis en place de système de veille stratégique des PME en France. En cause, le manque de moyens financiers et humains ainsi que le manque d’information sur le sujet. Il faut compter sur la volonté des dirigeants des petites entreprises pour instaurer une culture IE et les dispositifs adéquats.

Veille stratégique : les dispositifs à mettre en place par les PME

Les petites entreprises disposent de différents moyens pour bénéficier des avantages d’un dispositif adapté aux besoins de veille stratégique des PME, dont certains ont un coût financier : celui-ci peut cependant être bien moins élevé que le coût du manque d’information, à long terme.

Effectuer la veille en interne :

Il n’existe, le plus souvent, pas de poste dédié à plein temps à la veille stratégique dans les petites entreprises. Quand ce n’est pas le dirigeant lui-même qui l’effectue, c’est souvent le responsable R&D qui s’occupe de la veille technologique, ou le directeur marketing de la veille concurrentielle.L’essentiel est la gestion du temps afin d’être réactif et de ne pas se laisser déborder.

Les grandes entreprises utilisent souvent des solutions de veille complètes, pouvant se révéler trop coûteuses pour une petite structure. Il existe des petits outils répondant aux premiers besoins de recherche d’information, mais pour une veille exhaustive et professionnelle, l’acquisition d’un outil comme KB Crawl reste un bon calcul car son ROI rapide permet de rentabiliser l’investissement en quelques mois.

Faire appel à des prestataires externes :

De nombreuses sociétés spécialisées en veille proposent leurs services, ils permettent de remédier au manque de connaissance en intelligence économique.

Gager sur la veille collaborative :

Grâce à une mise en réseau d’entreprises, les ressources sont mutualisées et permettent de pallier les manques de moyens. Il faut chercher du côté des pôles de compétitivité, qui font bénéficier leurs adhérents d’informations issues de la veille, ou d’organismes régionaux.

PME sur le marché de l’industrie : les bénéfices avérés

Avant, pendant et après la création d’une entreprise, la veille stratégique des PME, qu’elle soit technologique, concurrentielle, juridique ou réputationnelle, reste indispensable afin de détecter les menaces et repérer les opportunités de son environnement et ainsi mieux élaborer ses décisions.

• Anticiper les risques en étudiant son environnement et ses concurrents (achats de brevet par un concurrent, débauchage d’un cadre, évolution de la législation…).
• Détecter les opportunités de croissance, qu’il s’agisse de soutiens financiers pour les petites entreprises, d’innovations pour le lancement de produits, ou les attentes d’une nouvelle clientèle décelée, par exemple.

Grâce à l’acquisition et le traitement de ces connaissances, les petites entreprises pourront optimiser leur stratégie et réagir rapidement aux évolutions de leur marché.