Lors de la mise en place d’un projet de veille, il est souvent utile de fixer les besoins nécessaires à l’entreprise et à ses collaborateurs en amont. Plusieurs questions récurrentes se posent alors : Quel type de veille vais-je exercer ? Quels seront mes objectifs associés ? Quelles sources vais-je devoir surveiller ? Qui sera en charge de la veille ?

Mais s’il est une question essentielle à se poser, c’est bien celle du choix de l’outil à utiliser. Face au nombre croissant de plateformes de veille gratuites disponibles sur Internet, quels sont les réels avantages des outils payants ? A t-on vraiment intérêt à attribuer un budget pour collecter, traiter, et diffuser l’Information au sein d’une même interface ? Dépenser son argent pour un outil payant, est-ce la garantie d’obtenir des résultats de veille optimum ?

Petite revue des avantages des solutions payantes par rapport aux solutions gratuites.

Les fonctionnalités avancées : la kryptonite des outils gratuits

Opérer un choix n’est jamais chose aisée. Surtout quand il s’agit de miser sur un outil pour le compte de sa société. En particulier, sans l’avoir pleinement expérimenté au préalable. La nature et le mode de fonctionnement de l’entreprise (taille, effectif, organisation, zone d’influence, etc.) sont à prendre en considération dans ce choix. Mais également les fonctionnalités et les caractéristiques techniques des interfaces qui restent les critères les plus importants à évaluer :

• Sourcing : Les outils gratuits fournissent aujourd’hui des capacités correctes. Cependant, ils ont souvent des limites quant à la typologie et au nombre de sources à surveiller. De plus, au-delà du contenu accessible à tous, les outils payants ont davantage les capacités de remonter du contenu non-indexé ou bien nécessitant une identification (cf. MacroRecorder). La veille gagnera ainsi en réactivité et en exhaustivité de sources surveillées.
• Traitement et analyse des résultats : Là aussi certains logiciels gratuits offrent des performances convenables. Notamment sur des sources dites “stables” (sites web, sites média ou agrégateurs de contenus). Néanmoins, les outils payants permettent de définir et de suivre de manière plus précise vos indicateurs clés de performance, tant d’un point de vue quantitatif que qualitatif : à la fois sur vos sujets de veille identifiés, mais également sur les utilisateurs et leurs intérêts pour les thématiques surveillées (portée, tendances, sentiment, performance, etc.).
• Reporting et partage des résultats : Les résultats de veille sont faits pour être partagés. Une information isolée est une information perdue. Les outils gratuits posent parfois de vraies limites en termes de diffusion de l’information. Les outils payants proposent en revanche de multiples possibilités : envoi de newsletters, création automatique de reporting partageable, suivi d’un fil d’actualité par le biais d’une plateforme collaborative, ou encore via une application mobile pour les lecteurs en mobilité.
• Mises à jour de l’outil : Les outils gratuits ou “freemium” (offre d’appel gratuite visant à devenir payante lors de l’ajout de fonctionnalités additionnelles) n’apportent que peu de mises à jour et de nouveautés dans leur offre. A l’inverse, les logiciels payants s’appuient généralement sur l’expertise d’équipes de travail R&D faisant bénéficier leur produit de mises à jour régulières.
• Rétroactivité de la veille : Contrairement aux outils gratuits, les outils payants proposent généralement de récupérer et d’importer au sein du nouvel outil la veille existante ou précédemment configurée dans l’entreprise.

Les super-pouvoirs des logiciels professionnels

Au delà des fonctionnalités intrinsèques, les outils de veille payants présentent d’autres avantages. Ces derniers ne sont pas négligeables pour la collaboration et l’harmonisation des procédés au sein de l’entreprise :

• Mutualisation des connaissances : Les outils professionnels intègrent pour la plupart la possibilité d’échanger entre collaborateurs et de co-enrichir les contenus partagés. A contrario, les outils gratuits se limitent généralement à un usage purement individuel.
• Mutualisation des outils : Certaines plateformes proposent tout un panel de solutions dépassant le “simple” processus de collecte d’informations. Elles permettent ainsi de centraliser différents outils sur une même interface (module collaboratif, Data visualisation, etc.).
• Développement sur-mesure : La force des logiciels professionnels est de s’ajuster au plus près des attentes spécifiques de l’entreprise. Ils comprennent des outils personnalisés et adaptés à chaque activité et/ou utilisateur.
• Apport de services associés : De l’origine du projet, à l’implémentation et au suivi de l’outil, les prestataires payants offrent un réel accompagnement tout au long du processus de veille.

A la fin, c’est toujours le héros qui gagne

Alors outils gratuits ou outils payants ?
La réponse dépendra assurément de votre organisation, de la portée de votre projet, et de vos besoins identifiés.

Les outils gratuits disponibles aujourd’hui offrent des fonctionnalités de base tout à fait correctes. Ils sont parfaits pour s’essayer à la veille sans investir (trop) de ressources, et pour gérer une veille individuelle. Mais les performances avancées de ces solutions montrent rapidement leurs limites dans le cadre d’un usage poussé.

Au fur et à mesure que la veille se professionnalise dans l’entreprise, prend une place stratégique et a besoin d’être structurée et partagée plus largement, l’utilité des logiciels professionnels s’imposent. En plus d’offrir un échantillon de fonctionnalités abouties, ces solutions ne se braquent pas exclusivement vers l’outil. Elles proposent par ailleurs un accompagnement personnalisé à chacune des étapes du processus de veille.

Se trouver en situation de crise n’est jamais un moment facile pour la vie de l’entreprise et de ses collaborateurs. Cette période est plus ou moins longue selon la problématique rencontrée. Elle peut mettre en péril votre image, vos relations avec vos clients et vos partenaires et potentiellement anéantir l’ensemble du travail accompli jusqu’alors.

Plusieurs principes et techniques existent pour communiquer de manière efficace dans ce genre de situation. Mais ces méthodes n’ont qu’un rôle curatif et ne cherchent habituellement pas à régler le fond des choses. C’est-à-dire l’origine même du problème.

Dans ces conditions, comment faire pour anticiper ces crises ? Comment prévoir les risques que l’entreprise peut encourir ? Comment éteindre le feu avant même qu’il ne se déclare ? Dans cet article, nous allons explorer ensemble comment un processus de veille bien rôdé peut vous éviter d’être confronté à des situations forts désagréables.

Les sources d’information instantanée vous font peur ? Elle peuvent surtout sauver des vies.

Aujourd’hui une entreprise dotée d’un bon outil de veille professionnel peut surveiller tous types d’informations : analyse du marché et de ses acteurs clés, détection d’innovations, suivi des évolutions réglementaires, maîtrise de son territoire, contrôle de sa réputation, etc.

La diversité du sourcing et ses enjeux sont un fait. Mais dorénavant ce qui interpelle davantage les professionnels, c’est le caractère instantané et immédiat de l’Information, apanage notamment des réseaux sociaux. Nous faisons tous face à un flot continu de données qu’il est souvent difficile d’exploiter (à temps). Ce flux ininterrompu, couplé au caractère viral qu’un contenu publié peut générer, peut parfois effrayer.

Et si nous prenions un moment le parti de croire que l’immédiateté des sources d’information pourrait au contraire vous être bénéfique ?

Prenons l’exemple d’un client qui a activé la surveillance des Tweets dont les sources se situent autour de son usine. En voyage dans un pays étranger, il a constaté que plusieurs publications mentionnaient un début d’incendie à son usine. Il a alors pu prévenir les pompiers qui n’avaient pas été avertis. Il s’est ainsi épargner des frais et des dommages irréversibles pour ses locaux.

Au lieu de souffrir d’un trop large accès à l’Information, un processus de veille bien établi vous permettra de recouper différentes sources immédiates pour convertir une donnée en une information pertinente et exploitable à temps.

Le rôle de la veille dans la gestion de crise: tout mettre en place pour accéder rapidement à l’essentiel

La surveillance des sources d’information est certes un élément prépondérant à l’anticipation d’une future crise. Mais cela ne suffit pas en soi. D’autres outils constituent aujourd’hui des incontournables faisant du poste de veilleur une fonction décisive dans la prévention et la gestion des crises :

• La veille « around the clock » :
  Il s’agit d’une fonctionnalité de planification de fréquence de surveillance des sources d’information. De très espacé (une fois par semaine) à très fréquent (toutes les 30 minutes) selon les besoins préalablement définis. Ce dispositif vous alerte dès que l’information apparaît à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit.
• Les filtres de pertinence :
  Être alerté en temps réel est un atout indéniable. Néanmoins, trop d’informations ou de bruits submergent parfois les utilisateurs. Des filtres de pertinence, appelés également déclencheurs d’alerte, existent donc pour bénéficier d’une information épurée et ultra-ciblée. Différents types de déclencheurs existent : alerte lors d’une modification de page, alerte lors de l’apparition d’une nouvelle page, alerte lors de l’apparition d’un mot-clé spécifique sur une page donnée.
• La publication automatisée :
  Une fois ces alertes pertinentes dégagées, il existe deux manière de les traiter : de manière automatique ou de manière automatisée. De manière automatique, l’outil publie une alerte sans action humaine. Il filtre, classe et communique automatiquement l’information. De manière automatisée, un veilleur traite l’information pré-classée détectée et la publie pour qu’elle soit consultable par les lecteurs.
• Les notification immédiates :
  Si la publication de l’information nécessite une réaction immédiate, le veilleur a la possibilité de déclencher une notification à destination des décisionnaires. Ces derniers pourront alors être alertés immédiatement par e-mail ou via l’application mobile. Chaque utilisateur a également l’opportunité de créer ses propres notifications personnalisées. Il définit lui-même ses critères et le canal de son choix : e-mail ou notification mobile. Ainsi, méthodes de notifications “push” et “pull” co-existent pour répondre au mieux et au plus vite à la publication d’une information sensible.

Pouvoir agir ensemble à tout moment, où que l’on soit.

On l’a compris, les outils utilisés dans un processus de veille concourent à identifier et traiter les informations délicates de manière efficace, et ce, dès leur apparition.

Mais ce qui fait la réelle valeur ajoutée de toute analyse de son environnement, c’est la synergie des personnes et des compétences pour la traiter et l’exploiter. Cette “intelligence collective” est d’autant plus nécessaire lorsqu’il s’agit pour l’entreprise de se trouver dans une situation de crise. C’est aussi à ça que la veille est confrontée : mettre en commun l’information dans le but d’agir profitablement ensemble.

De ce fait, les plateformes de consultation ont un grand rôle à jouer dans la gestion de situation sensible. L’information se doit d’être toujours à portée de main afin d’être alerté même sans accès à un ordinateur ou en déplacement : dans sa poche via une application mobile par exemple. La plateforme devient alors un véritable outil de gestion de crise, à toute heure. Elle permet de déclencher les actions appropriées dans les meilleurs délais et d’instaurer une réponse quasi-immédiate à la problématique rencontrée.