Le processus de veille qui s’engage au cours de l’été a ceci de spécifique qu’il s’avère nécessaire alors même que les équipes de veilleurs fonctionnent au ralenti. Comment anticiper cette période estivale ? Voici trois conseils à suivre.

Tout processus de veille digne de ce nom se caractérise par sa récurrence. Pour le dire autrement, une stratégie de veille s’inscrit nécessairement à la fois dans la durée et dans la quotidienneté. Pas un jour sans que des informations ne soient collectées ! Il en va de la bonne assistance aux équipes de l’organisation, à commencer par l’équipe de direction.

En cela, la période estivale que nous abordons actuellement comporte des particularités auxquelles il convient d’apporter des réponses circonstanciées. Car si les collaborateurs – et tout particulièrement les veilleurs – partent en congés, l’actualité poursuit pour sa part la dynamique effrénée qu’on lui connaît – avec tout ce que cela peut comporter d’imprévus, de nouveautés, voire de crises à gérer. Ci-après, trois conseils à suivre pour les veilleurs

Conseil n°1 : anticiper en interne… et aussi en externe

En période estivale, le veilleur se trouve potentiellement confronté à un « effet ciseaux » : esseulé pendant que ses collègues sont partis se reposer. Le voici « aux manettes » face à une déferlante de données et d’informations. Que faire, alors ? Comment s’organiser ? Il convient d’abord et avant tout d’anticiper ces deux mois de juillet et d’août si particuliers, afin de prendre la mesure des demandes internes auxquelles il va s’agir répondre. Le tout premier conseil à adresser aux professionnels de la veille est donc celui-ci : soyez à l’écoute de votre propre organisation. Quels vont-être les besoins de vos collègues des autres directions ? Certaines branches de l’entreprise vont-elles fonctionner de manière ralentie ou être fermées (comme les usines de production, dans le secteur de l’industrie par exemple) ? Voici pour la partie interne. En externe, les veilleurs pourraient consulter les statistiques des années précédentes. Où sont les audiences les plus marquées ? Quels sont les pics ? Ceci afin de mieux s’y préparer.

Conseil n°2 : tirer profit des moments de calme pour se réorganiser

Le second conseil à donner aux veilleurs concerne la structuration de leurs journées. En période estivale, il n’est pas rare que certains jours, voire certaines semaines, soient plus calmes qu’à l’accoutumée. Profitez de ces moments de creux afin de réaliser des travaux de fond. Vous avez ici la possibilité de consolider certains thèmes qui sont chers à votre entreprise et à votre service, de creuser certaines questions demeurées en suspens pendant l’année faute de temps, voire de vous procurer une documentation qui, lorsque la dynamique de travail sera revenue, se révèlera précieuse. 

Au cours de ces journées plus calmes, vous pouvez également engager et mener à son terme un travail de nettoyage de vos bases de données qui, là aussi, vous fera gagner du temps au moment de la reprise d’activité. Vous avez encore la possibilité de vous pencher sur la communication des contenus que vous faites parvenir aux directions et services de votre organisation, en revoyant par exemple la maquette de votre newsletter ou de votre plateforme, la structuration de ses contenus, le rubricage, etc. Chaque année, de nombreuses entreprises profitent de l’été pour revoir leurs outils de communication.

Conseil n°3 : pensez à l’externalisation 

Le troisième et dernier conseil qu’il convient de formuler à l’attention des veilleurs concerne l’externalisation de l’action de veille. Celle-ci peut intervenir dès lors que le roulement au sein de l’organisation se révèle impraticable. Si elle est faite sur la moyenne et la longue durée, cette externalisation peut aussi être réalisée sur une période courte – deux mois par exemple – mais à certaines conditions toutefois. Là encore, l’anticipation est une clé qui permettra de préparer le plus en amont possible cette externalisation. Chaque entreprise dispose de sa culture propre, de ses outils spécifiques, de ses modalités de veille. Dans ce cadre, le prestataire extérieur de veille se doit de se couler dans les moules préexistants. Reprendre une veille complète nécessitera par exemple un minimum de deux jours de cadrage au cours desquels le prestataire s’acculturera avec l’organisation, découvrira de quelle manière les sources sont structurées, comprendra pour quelle raison certains mots clé sont mobilisés. C’est ici le « pourquoi du comment » que le prestataire va s’attacher à découvrir, étant entendu qu’il n’est pas le spécialiste de la fusion des polymères, des propulseurs à propergol solide ni encore de la purification de l’eau… Ceci pour indiquer que tout prestataire extérieur digne de ce nom sera rapidement en mesure, grâce aux échanges avec l’organisation, de saisir les principaux enjeux de tout type d’activité. Les réunions de cadrage sont là pour ajuster les contours de tous les enjeux, mais aussi pour engager une période de « tuilage » au cours de laquelle un travail partagé sera réalisé entre le sous-traitant et l’entreprise donneuse d’ordre. À ce stade, rien ne se fait sans la validation expresse du client.

On l’aura compris, la période estivale peut être riche en consolidation, en réorganisation, en classement, voire en externalisation. Dans tous les cas, le maitre mot qu’il convient de conserver à l’esprit est celui de l’anticipation. Pour le veilleur, celle-ci est l’une des clés qui pourra permette de transformer cette période particulière qu’est l’été en atout pour l’avenir.

Pénuries de matières premières, lenteur des approvisionnements, incertitudes : les PME sont tout particulièrement touchées par les bouleversements actuels. Pour y faire face, la veille stratégique constitue un levier d’action qui peut leur permettre de renouer avec le business.

Au moment où nous rédigeons ces lignes, la croissance en France est estimée par la Banque de France à 0,2% pour le second trimestre de l’année. De nombreuses problématiques pèsent sur les chaînes d’approvisionnement et la pénurie agite à la fois les marchés mondiaux et l’industrie. Dans un contexte post-crise sanitaire marqué par l’essor de nouveaux enjeux géopolitiques liés à la guerre en Ukraine, les entreprises semblent de nouveau traversées par une vague d’attentisme. C’est notamment le cas des PME, au sein desquelles la prudence est plus que jamais de mise.

Nos PME ont besoin d’une veille concrète… pour faire du business

Quelle attitude adopter en ces temps de bouleversements sur les marchés mondiaux ? Cette interrogation renvoie de facto à la stratégie même des entreprises, et singulièrement à celle des PME. En l’espèce, toute action de veille relève d’un prérequis. Afin de mieux comprendre les enjeux d’un monde en mouvement, il est impératif de diligenter un travail de veille. Attention toutefois à ne pas se noyer dans des informations générales, vagues, aux accents encyclopédiques : nos PME ont actuellement besoin d’une veille concrète, opérationnelle, individualisée. « Nos petites et moyennes entreprises sont plus que jamais en quête d’une veille qui leur rapportera du business », indiquait récemment Ophélie Olivier-Garnier, responsable à l’Université de Strasbourg du Master 2 en Intelligence Économique et Gestion du Développement International après avoir été en contact étroit avec le tissu des PME. Oui, les PME recherchent avant tout à développer leur chiffre d’affaires, et pour cela, il convient de leur apporter de l’information territorialisée, sectorielle, de niche. Il faut que la veille constitue un outil de prospection, pour ne pas dire un levier de croissance. Débusquer de nouveaux prospects, mieux comprendre les dynamiques qui se jouent sur son propre bassin d’emploi ou un bassin d’emploi voisin au mien : voici quelques-unes des actions fines à réaliser. Étant entendu que la croissance d’une entreprise se subdivise en deux : une augmentation du portefeuille clients et un développement du panier moyen de la clientèle.

Externaliser ou internaliser la veille ?

Investir la veille comme stratégie de développement est donc une nécessité pour les PME. Plurielles et précises, ces actions nécessiteront du temps et un investissement certain de la part des organisations. Dès lors se pose la question des modalités. Faut-il effectuer une veille en interne ? Faut-il plutôt externaliser cette veille, en la confiant par exemple à un cabinet spécialisé ?

Sur ce point la réponse appartient à l’organisation elle-même. Tout dépend de ses impératifs stratégiques, du niveau de développement qui est le sien, de la structuration de son organisation interne. Le déploiement d’une veille interne va nécessiter un temps de formation, une acculturation, une montée en compétences techniques indéniables. Le fait de confier la mission à une structure externe permettra de gagner du temps, d’être guidé, de ne pas se noyer dans la masse des informations, de bénéficier de conseils sur-mesure. Dans un cas comme dans l’autre, ce sont bien les dirigeants de la PME qui resteront aux manettes. Pour le dire autrement, externaliser la veille ne signifie pas que la réflexion sera menée par d’autres acteurs que les membres du CoDir. Un cabinet de conseil en veille est là pour dégager de la valeur, sélectionner l’information pertinente, poser les bonnes questions. Rien de plus ! Après, c’est aux dirigeants de prendre les bonnes décisions…

Les crises qui se succèdent actuellement, et tout particulièrement la guerre survenue aux portes de l’Europe depuis le mois de février dernier, ont des conséquences nouvelles et majeures sur les PME. Amenées de par leur statut et leur taille à opérer des changements rapides en fonction du contexte, celles-ci sont placées devant un fort enjeu stratégique. Dans ces moments d’incertitude, il ne faut surtout pas opérer un repli sur soi. Au contraire, il convient de se mettre aux aguets, d’intégrer le fait que la situation risque de durer, de réfléchir de manière active et collective aux moyens d’anticiper et de tirer le meilleur partir de ce qui est en train de se nouer. En l’espèce, la veille stratégique constitue un exercice intéressant… et surtout nécessaire.

EDITO

Les crises qui se succèdent actuellement, et tout particulièrement la guerre survenue aux portes de l’Europe depuis le mois de février dernier, ont des conséquences nouvelles et majeures sur les PME. Amenées de par leur statut et leur taille à opérer des changements rapides en fonction du contexte, celles-ci sont placées devant un fort enjeu stratégique. Dans ces moments d’incertitude, il ne faut surtout pas opérer un repli sur soi. Au contraire, il convient de se mettre aux aguets, d’intégrer le fait que la situation risque de durer, de réfléchir de manière active et collective aux moyens d’anticiper et de tirer le meilleur parti de ce qui est en train de se nouer. En l’espèce, la veille stratégique constitue un exercice intéressant… et surtout nécessaire.

Arnaud MARQUANT

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L’ASTUCE DU VEILLEUR

La veille collaborative

La veille collaborative permet de surveiller plus efficacement l’information. L’option de « collaboration » permet à plusieurs experts de travailler sur une seule plateforme. Structurer et diffuser le contenu de veille est peut-être la mission de quelques personnes, mais la proposition de contenu est l’affaire de tous. Les systèmes de collecte et de diffusion de contenu se doivent donc d’être collaboratifs pour intégrer la connaissance du plus grand nombre. Pour les détenteurs de KB Suite, vous pourrez désormais créer des groupes collaboratifs afin de réunir vos utilisateurs dans des groupes thématiques où ils pourront échanger dans un forum. Il sera également possible d’activer un module de chat entre les utilisateurs et leur permettre de contacter les veilleurs en un clic, suggérer des articles, remonter des informations terrain et aussi de participer à la veille. L’objectif final étant de maximiser la pertinence des informations recueillies sur le web.

L.T

DECRYPTAGE

Externalisation de la veille : une solution avantageuse 

Alors que depuis de nombreuses années l’intelligence économique cherche à se faire une place dans les entreprises, il n’existe pas aujourd’hui d’étude fiable sur le nombre d’organisations dotées d’un système de veille en interne. Pourtant nous savons qu’un accès à l’information permet d’anticiper les actions stratégiques et de ne plus simplement réagir aux soubresauts du marché.

Par manque de temps, de ressources humaines et financières ou parfois par manque de connaissances, les entreprises n’initient pas la veille en interne. L’équation à résoudre ne semble pas aisée : équilibrer le bénéfice de maîtriser une information stratégique avec la conservation de la maîtrise des coûts. Il existe pourtant une manière simple de mettre en mouvement ce processus : externaliser sa veille.

Tout d’abord le gain de temps

Certes, à l’origine de votre projet, il faudra réaliser le cadrage avec les équipes de veille choisies ce qui veut dire une préparation rigoureuse du projet en amont. Mais les experts ne perdront pas de temps à aller chercher les informations et à maîtriser des outils qu’ils pratiquent au quotidien pour former leurs utilisateurs. Vous vous focalisez sur les informations reçues et les actions à mener sans vous noyer dans des tonnes d’informations venues de multiples canaux.

Maîtrise des coûts

Les organisations n’ont pas toujours les capacités financières pour supporter une cellule de veille à plein temps. Hormis le personnel, il faut prévoir les outils, voir les abonnements dans certains cas. Externaliser la veille va vous permettre de gérer finement votre budget. Vous pouvez par exemple commencer par des missions ponctuelles sur la surveillance de votre marché ou de certains de vos concurrents et ensuite étendre les missions afin de disposer d’une information stratégique tout en gardant une entière flexibilité sur vos dépenses.

Le conseil des professionnels

Les équipes de veilleurs professionnels savent comment et où aller chercher de l’information pertinente pour votre organisation. Ils ont un regard et une expertise différente de la vôtre. Celle-ci ne se limite pas à une gamme de produits, une liste de concurrents, une vision d’un marché mais s’enrichie chaque jour de l’apport que chaque client, chaque domaine, chaque marché tout en gardant un œil précis sur votre demande et votre cahier des charges. Ainsi, ils peuvent vous proposer de modifier ce plan de veille si sa pertinence venait à se modifier de façon trop importante.

Un obstacle : la confidentialité des informations

Les experts doivent assurer l’entière confidentialité des données et ne rien mutualiser dans les outils qu’ils utilisent. Il s’agit d’un sujet sensible et la signature d’un accord de confidentialité est souvent un bon moyen de cadrer les choses.

Conclusion

Externaliser sa veille n’est donc pas une solution de secours mais une façon de maîtriser ses coûts tout en captant l’information pertinente pour agir !

Arnaud MARQUANT 

Directeur des opérations et DPO de KB Crawl SAS