Souvent rétrogradée au rang de simple collecte de données, la veille peine encore à se déployer au sein des sociétés. Pourtant, c’est sous-estimer le rôle capital qu’elle joue pour la stratégie de toute organisation. Vous aventureriez-vous aujourd’hui à conduire une voiture dans une métropole étrangère sans carte routière, ni GPS ? Peut-être pourriez-vous trouver votre chemin à terme, mais non sans stress et sans difficultés. Alors, est-ce la même chose pour son entreprise ? Peut-on encore avancer à l’aveugle ? Au delà de servir de guide dans le flux quotidien et continu d’informations, en quoi mettre en place un processus de veille est-il indispensable à sa stratégie ?

La veille sert à anticiper les risques

• Veille image / e-réputation :
  Ce type de veille consiste à surveiller l’image de marque de son entreprise sur le web. A ce titre, elle permet de suivre les avis exprimés par les clients sur son offre. En décryptant ces retours, l’entreprise est ainsi à même d’opérer des ajustements sur ses produits ou services, voire de déceler des tendances de fond permettant d’innover. Par ailleurs, la veille image ou e-réputation facilite le désamorçage de mauvais “bouche-à-oreille” ou “bad buzz”.  En répondant rapidement et de manière efficace à ce phénomène viral, l’entreprise limite les risques de mauvaise presse.
• Veille réglementaire / législative :
  Cette veille vise à anticiper la modification d’une norme, d’un décret ou d’une loi (interdiction d’un composant par exemple). L’entreprise agit ainsi pour faire les modifications nécessaires sur ses produits ou ses procédures internes avant de s’y trouver contrainte légalement.

La veille permet d’identifier les opportunités business

• Veille innovation / technologique :
  Ici, il s’agit pour l’entreprise de réagir au plus vite à l’émergence d’une nouvelle technologie ou d’une nouvelle innovation. Repérer ces changements offre de multiples opportunités stratégiques. Cela permet notamment l’acquisition de brevets, ou l’amélioration des solutions existantes et/ou la recherche de nouvelles.
• Veille concurrentielle :
  La veille concurrentielle repose sur le fait de garder un œil sur les acteurs de son marché. Ainsi informée de l’actualité des parties prenantes, l’entreprise a la visibilité sur les occasions de rachat d’autres sociétés, ou d’établir des partenariats avec certaines d’entre elles.

La veille aide à comprendre les évolutions de son marché

• Veille marché :
  Cette veille concerne l’observation approfondie de son environnement de marché. A travers elle, l’entreprise s’assure de suivre les évolutions de comportements de consommation, et/ou l’émergence de nouvelles modes ou tendances pouvant influencer son activité.

La veille est un outil à la prise de décisions stratégiques

• Valider une décision déjà prise :
  Généralement, la veille est un moyen de collecter et traiter de l’information pour asseoir les initiatives prises par l’entreprise. Cette démarche sert à vérifier que toutes les conditions sont requises pour approuver la mise en œuvre de la décision. Un peu comme si vous cherchiez de l’information sur le produit que vous venez d’acheter pour conforter votre choix.
• Amorcer le besoin de prendre une décision :
  La veille peut également servir à obtenir de toutes les données pour déclencher le besoin d’acter une décision. L’enjeu est alors de saisir l’opportunité identifiée, ou d’éviter le risque auquel l’entreprise est confronté.

En résumé, mettre en place un processus de veille pour son entreprise incite à ce que tous les services soient impliqués dans le projet. Du département Marketing pour l’analyse des acteurs de marché, l’image, et l’évolution de l’offre; à la R&D pour l’innovation et le développement des solutions; en passant par l’Administration et la Direction pour les changements réglementaires et légaux, et les lignes directrices de l’entreprise.

La veille ne se résume pas à la compilation de l’information. Elle fait partie intégrante de l’intelligence économique et collective d’une organisation. La veille doit donc déboucher naturellement sur de la prise de décisions stratégiques et engageantes pour l’entreprise.

Formaliser la place de la veille stratégique dans la prise de décision permet de matérialiser son potentiel et de replacer la stratégie en son centre.

La veille stratégique se situe en amont de la prise de décision

Premièrement, la veille stratégique peut être initiatrice d’idées. La surveillance de son environnement permet d’obtenir des informations, telles que le développement d’une technologie provenant d’un marché connexe ou l’élaboration d’un produit concurrent. La veille conduit à la réflexion, à la pensée « nous pourrions faire ceci ».
La veille stratégique permet également d’anticiper. Par exemple, elle peut rapporter un changement de réglementation programmé ou une pénurie de matières premières qui se profile. Elle permet ainsi d’éviter les problèmes en les solutionnant avant d’être au pied du mur.

Dans les deux cas, le premier apport de cette surveillance est de faire réagir et se place alors en amont de la prise de décision. Elle permet de créer un projet, d’amorcer une étude. La veille stratégique est alors le problème ou l’opportunité qui déclenche le besoin de prendre une décision.

La veille stratégique permet de valider les décisions

Deuxièmement, cette surveillance contient une fonction de vérification. La veille stratégique répond au besoin de vérifier et de confirmer sa décision avant de l’exécuter. Elle permet par exemple de vérifier l’état du marché avant d’effectuer un lancement de produit.

Dans ce cas, la veille fait partie intégrante du processus de prise de décision. Elle correspond dans un premier temps à la collecte d’informations inhérente à chaque processus décisionnel. Plus que cela, la veille ajoute une étape à ce processus. Entre le choix de la solution et l’exécution de la décision, elle devient une étape supplémentaire : la vérification. Dans l’environnement complexe et fluctuant des entreprises, où une décision est longue à mettre en place, la veille stratégique devient nécessaire. Elle permet de vérifier que le choix fait auparavant est toujours pertinent. Ou, si le marché a changé, que la décision doit être revue.

La veille a cependant des limites

L’une de ses limites vient du fait que la prise de décision ne suit pas toujours un processus normalisé, ou que ce processus est inconscient. Cela entraîne donc une conséquence : les lecteurs de la veille et les veilleurs eux-mêmes n’ont pas toujours intériorisés la place de la veille stratégique dans leur processus de prise de décision. Et ce, même si beaucoup admettent qu’elle peut aider à prendre une décision et que la plupart disent avoir déjà pris une décision pour réagir à une information issue de la veille. On ne sait pas comment est pris une décision, on ne réalise pas que la veille y est impliquée.

De plus, la veille fait partie de la prise de décision uniquement pour ceux qui lisent les informations issues de celle-ci ou pour ceux qui font de la veille. Pour qu’elle ait un apport sur la prise de décision, il faut donc la consulter.

Si tel est bien le cas, la veille a un avantage certain. Elle donne des idées, elle permet d’anticiper et de vérifier l’environnement avant de prendre une décision. Elle est plus qu’un outil dans la prise de décision : la veille stratégique peut permettre d’améliorer la prise de décision.

La veille ne peut pas garantir que toutes les décisions prises soient bonnes. En effet, elle n’est pas le seul facteur de la prise de décision. Elle peut également indiquer une décision non adaptée à l’entreprise. En revanche, cette surveillance apporte des informations. Elle permet de prendre des décisions en toute connaissance de cause. On ne peut faire que mieux avec la veille, car se priver de la veille, c’est se priver d’informations. La veille est donc indispensable à la prise de décision.

Intégration de la veille stratégique au processus de prise de décision

Si l’existence de la veille au sein de l’entreprise est un bon début, le lien entre veille et prise de décision est parfois méconnu. Et ce, même parmi les lecteurs de la veille ou parmi les veilleurs. Certains ne réalisent pas qu’elle est un outil d’aide à la décision, même s’ils ont personnellement expérimenté le fait de réagir à une information de veille. Et s’ils réalisent que la veille peut aider, il leur est difficile de savoir en quoi et comment.

Il est donc nécessaire d’intégrer la veille stratégique au processus de prise de décision. Cela peut passer par plusieurs pratiques :

• Tout d’abord, mettre en place des instances regroupant des acteurs de la stratégie de l’entreprise est un bon moyen d’examiner les informations issues de la veille pour en tirer des pour-action. Cela n’utilise cependant qu’une de ses fonctionnalités : la réaction aux informations de veille, c’est-à-dire la veille en tant qu’amorceur du processus de décision.
• La  consultation de la veille stratégique peut être formalisée avant la validation de chaque projet. Cela aura pour but de n’achever que les projets qui sont en pertinence avec l’environnement de l’entreprise.
• Plus en amont, il est également possible d’intégrer la veille en tant que collecte d’informations au début de chaque projet. Cela formera des projets en cohérence avec le marché.
• Pour aller plus loin dans cette idée, la création de notes synthétiques concernant un ensemble de trois veilles en adéquation avec les besoins de l’entreprise (par exemple la veille concurrentielle, la veille technologique et la veille règlementaire) permettra une remise en contexte de tous les projets et tous les concepts, afin qu’ils puissent être abordés en toute connaissance de cause. La formalisation du besoin de trois rubriques à remplir obligera à obtenir des informations sur tous les sujets nécessaires pour prendre la meilleure décision possible.

La preuve en est, à la question « comment prendre une bonne décision ? », de nombreuses personnes citent spontanément la veille et la collecte d’informations de manière générale. Formaliser le lien entre veille stratégique et prise de décision est essentiel. Il permet de passer d’une simple veille documentaire à une véritable veille décisionnelle, pour prendre les meilleurs décisions stratégiques.

L’information prend de la valeur par son utilisation. Mais quel est l’intérêt de la collecte d’information si elle n’est lue par personne ?

La diffusion de l’information, une étape réfléchie

La diffusion se définit par la communication de l’information et peut prendre plusieurs formes. Adaptée au profil du récepteur et de ses besoins, comme toute communication concernant les informations issues de la veille, celle-ci doit faire l’objet d’une politique déterminée à l’avance. La diffusion de l’information demande d’être pensée, tout comme chaque étape du cycle de la veille (objectifs, collecte, analyse…).

Les enjeux de la diffusion des résultats de veille stratégique

Les objectifs sont doubles :

• D’une part, les utilisateurs vont s’appuyer sur cette information pour apprécier une situation donnée et décider des actions éventuelles à entreprendre. Qu’il s’agisse :
  • de décideurs, ayant besoin d’une vision stratégique des menaces ou opportunités de leur entreprise ;
  • de commerciaux, souhaitant alimenter leurs argumentaires grâce notamment à la veille concurrentielle ;
  • ou encore d’ingénieurs et spécialistes de la R&D dont les besoins s’articulent autour de pistes de recherche pour leurs travaux.
• D’autre part, on parle bien d’un cycle de la veille. Car une fois les informations diffusées, les utilisateurs peuvent émettre un avis sur les résultats de la veille, influençant l’amélioration de ce processus dans son ensemble.

Quelles méthodes utiliser pour diffuser ses informations ?

On peut regrouper l’ensemble des stratégies de diffusion de l’information en deux catégories :

• Les méthodes « push » : on « pousse » le résultat vers l’utilisateur par l’envoi d’une newsletter, la création d’un flux RSS… Cela donne plus de souplesse au destinataire pour stocker ses informations, mais peut générer chez lui une surcharge d’information.
• Les méthodes « pull »: l’utilisateur vient vers l’information, sur une interface de stockage. Cela permet au veilleur de créer des produits documentaires plus élaborés et de publier en direct certains résultats. Mais cette méthode reste plus contraignante pour l’usager qui doit faire l’effort de se rendre sur l’interface.

Selon les besoins et les profils, ces méthodes et livrables sont adaptables :

• L’ensemble des collaborateurs, sans distinction, peut recevoir une ou plusieurs newsletters suivant son secteur, ainsi qu’un accès à une plateforme de knowledge management, où l’information n’a pas de traitement, est simple d’accès et mutualisée pour l’entreprise.
• Le service marketing a besoin de documentation complète à exploiter pour leur propre rédaction d’études.
• Les commerciaux, plus nomades, préfèrent des livrables facilement consultables sur smartphone ou tablette.
• La R&D, au contraire, est plus encline à s’informer depuis un ordinateur et recevoir des alertes issues de la veille technologique.
• La direction dispose de peu de temps pour lire les résultats de veille. La méthode push est alors la plus appropriée. Elle prend la forme de synthèses et notes brèves si possible accompagnées d’analyses. Les notifications push sur smartphone sont les plus appréciées par ces utilisateurs au rythme de travail soutenu et aux déplacements fréquents.

Dans tous les cas, il convient d’établir une politique de diffusion de l’information autour de différents facteurs :

• les destinataires (pour qui et pour quoi j’envoie de l’information ?) ;
• les supports (quelle forme utiliser ?) ;
• les canaux de transmissions;
• la périodicité (un envoi ponctuel ou périodique ?) ;
• le contenu et son format.

Grâce à KB Platform, la diffusion de l’information est facile, permettant notamment de dégager du temps pour l’analyse. Elle offre un espace de stockage et de consultation des informations, sous la forme d’une plateforme de knowledge management et de génération de flux RSS. Les diffusions en « push » sont aussi simplifiées, grâce à des modules de création de newsletters et d’alertes mails. Mais aussi via une application mobile diffusant des notifications de publications. Les utilisateurs ont également la possibilité de partager les informations qu’ils trouveraient utiles pour d’autres.

Et après ?

La diffusion de l’information récoltée à travers la veille stratégique se transforme en intelligence utilisable concrètement par les différents métiers. Le professionnel de l’information fait ainsi vivre sa veille dans l’entreprise. Il lui reste alors à en mesurer la satisfaction de ses utilisateurs, grâce notamment à des statistiques de consultation, et à en adapter ses livrables en conséquence.
N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir le lien de visionnage de notre webinaire consacré à la diffusion de l’information.