La protection des informations est aujourd’hui devenue un sujet sensible pour toute entreprise. Avec le développement des moyens de communication modernes et la prolifération des échanges de toute nature, les données détenues par l’organisation doivent faire l’objet d’une attention renforcée. Alors, quelles types d’informations cela concerne t-il ? Comment les détracteurs de l’entreprise exploitent-ils les failles de sûreté ? Et comment sécuriser ce que la société produit ou émet ? On vous partage quelques trucs et astuces.

Se protéger : pourquoi ? pour quoi ? pour qui ?

Un pan méconnu de l’intelligence économique concerne tous les aspects liés à la protection de l’information. En effet, processus de veille engagé ou non, toute entreprise est à même de collecter, rédiger, traiter et communiquer des données. Et ce, en interne, comme à l’extérieur. Or, ces contenus sont parfois mal maîtrisés, et représentent ainsi une menace à court comme à long terme.

Par ailleurs, il serait illusoire de croire que la protection de l’information en entreprise ne regarde que les données sensibles. En d’autres termes, sécuriser ses données, ce n’est pas seulement mettre à l’abri ses renseignements financiers (investissements, marges, etc.), économiques (parts de marché, chiffre d’affaires, etc.) ou stratégiques (lancements, acquisitions, etc.).
La protection de l’information porte également sur toute indication utile et pertinente relative à l’activité de l’entreprise (fiches techniques, cotations, arguments de vente, etc.). Les informations surveillées dans le cadre de sa veille doivent aussi être protégées. Même s’il s’agit d’informations blanches, c’est-à-dire d’informations disponibles en libre accès sur Internet, savoir ce que l’entreprise suit peut déjà en dire long et révéler une partie de sa stratégie.

Enfin, se protéger ne se limite pas à contrôler les informations gérées par l’entreprise elle-même, et pour elle-même. D’autres informations peuvent être gérées par l’entreprise pour le compte de tiers (partenaires commerciaux, fournisseurs, distributeurs, etc.), et par des tiers pour le compte de l’entreprise. La protection des données intervient donc dans un périmètre plus large que celui réservé à l’organisation propre.

L’information : une mine d’or pour vos détracteurs

L’information, c’est le pouvoir ? En tout cas, obtenir une information, capitale ou non, apporte des possibilités d’actions à son détenteur.

Toute entreprise peut un jour rechercher des informations stratégiques au sujet de ses concurrents, mais l’inverse est également vrai, et chaque organisation peut alors devenir une cible. Il apparaît donc nécessaire d’identifier les différentes menaces probables. Celles-ci peuvent être liées :

• A des actions illicites destinées à exploiter des failles de la politique de sûreté de la société. Exemples les plus fréquents : les vols, les piratages informatiques, ou, plus récemment, les ransomware (prise en otage de données stratégiques d’une entreprise en échange d’une rançon)
• A des campagnes de désinformation. Elles sont généralement vouées à nuire à l’image ou à la réputation de l’entreprise. Elles peuvent naître de rumeurs ou de propos intentionnellement malveillants.
• A un manque de prudence de l’entreprise et de ses collaborateurs. L’absence de surveillance de documents, les déplacements professionnels, la prise de parole publique, le bavardage dans un lieu fréquenté, etc., sont autant d’opportunités de surprendre ou d’obtenir des informations qui ne nous sont pas réservées à l’origine.

Que mettre en place pour sécuriser les informations de l’entreprise ?

De fait, identifier la source des menaces permet de combler les brèches existantes et d’instaurer les correctifs appropriés en conséquence.

• Au sein de l’entreprise d’abord :
  • Les informations “communes”
    • Sensibiliser et responsabiliser les collaborateurs à la sécurité des données (enjeux, conséquences, menaces, etc.).
    • Repenser le cycle de vie et la traçabilité de l’information en rédigeant des procédures pour chaque étape (acquisition, diffusion, conservation, destruction).
    • Encadrer les stagiaires, notamment par rapport à leurs rapports de stage pouvant contenir des informations confidentielles.
  • Les informations dites « sensibles »
    • Inventorier et trier les informations sensibles. Ensuite, lister les personnes pouvant accéder aux différents classements de l’information.
    • Être vigilant et attentif par rapport aux origines et aux conditions de stockage de l’information sensible : chiffrement des données, clauses de confidentialité, etc.
  • Les innovations
    • Protéger ses innovations auprès de l’Institut National de la Propriété Industrielle (dépôt de brevets, dessins et modèles industriels, éléments de recherche et développement, enveloppe Soleau, etc.).
  • Les locaux
    • Sécuriser les accès à l’entreprise (code, badges, biométrie, registre des visites, consignes pour les téléphones portables des visiteurs, etc.)
    • Restreindre l’accès à certaines zones (salle des serveurs, bureaux du PDG, Directeur juridique, R&D, etc.)
    • Encadrer la navigation sur internet en interne en utilisant un compte administrateur
    • Si l’installation d’un quelconque matériel doit être effectuée au domicile personnel, le faire protéger par des moyens techniques efficaces, sélectionner et faire valider l’installateur par l’entreprise.

• Au niveau individuel enfin :
  • L’attitude :
    • Être discret, faire attention à ses propos, surtout dans les lieux publics.
    • Maîtriser sa communication quotidienne (même par réseaux sociaux et dans les e-mails personnels).
    • Rester prudent lorsqu’une personne vient vous aborder. C’est une technique toujours très utilisée pour manipuler et obtenir quelque chose de manière volontaire ou involontaire.
  • Le matériel :
    • Désactiver le Wi-Fi et le Bluetooth sur son téléphone portable professionnel lors de la visite d’un salon professionnel.
    • Mettre en place des codes de sécurité complexes et modifiés régulièrement (ne jamais laisser la session de son ordinateur professionnel/personnel ouverte).
    • Stocker le minimum de données nécessaires sur un ordinateur portable neuf.
    • Ne pas ouvrir d’e-mail d’origine inconnue.
    • Utiliser un support informatique d’origine externe connu et contrôlé.
    • Faire transiter les données très sensibles par la valise diplomatique de l’ambassade française au besoin.

Ça y est ! Votre entreprise a (enfin ?) décidé de sauter le pas. Elle souhaite désormais formaliser et structurer son processus de veille en bonne et due forme. Passer à la vitesse supérieure. Dépasser le stade d’une tâche de surveillance saupoudrée et distillée dans les missions de différents collaborateurs. Mettre en place une authentique intelligence économique efficace et centralisée.

En une fraction de réunion(s) … une multitude de questions viennent alors à se poser. Elles se résument généralement par : Qui ? Pour qui ? Quand ? Pour quand ? Quoi ? Pourquoi/Pour quoi ? Comment ? Combien ?

Comment concrètement s’y prendre pour instaurer un projet de veille au sein de son organisation ? Quelles sont les phases à respecter ? Quelles sont les erreurs classiques à éviter ?

Analyse de la situation en 4 étapes clés.

1/ Identification et expression des besoins en connaissance

Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va.

Cette expression de Sénèque traduit à elle-seule l’importance de cette première étape. C’est en effet en identifiant en amont les objectifs et les besoins répondant à un projet de veille que l’entreprise a toutes les chances de le réussir. Cette phase stratégique consiste à définir le cadre et les limites du processus de veille à venir. Elle soulève bien souvent des questions simples, mais aux réponses complexes :

• Quel(s) type(s) de veille mettre en place ?
  Il s’agit ici de déterminer le périmètre de la veille, son champ d’influence. Doit-on opérer une veille concurrentielle ? Une veille innovation ou technologique ? Une surveillance juridique et réglementaire ? Une veille sectorielle  ? Une veille image et e-réputation ? Une combinaison de plusieurs d’entre-elles ou bien la totalité ?
• Quelles sources et informations surveiller ?
  Autrement dit, quels sont les sujets ou thèmes principaux à examiner ? Quels informations directement ou indirectement liées à l’activité de l’entreprise sont à collecter ? Quels sont les plateformes, media, sites web, blogs, réseaux sociaux, etc. à scruter ? En quoi ces différentes sources sont stratégiquement importantes ? Et comment en tirer profit ?
• Qui sera en charge de la veille ?
  Comment organiser le cycle de veille ? Autour de quels acteurs internes et/ou externes cela va t’il se jouer ? Quelles seront les cibles de la veille ? Pour quel workflow ? Quelles seront les compétences nécessaires au veilleur ? Comment ce métier s’intégrera t-il dans l’entreprise ?
• Quel(s) outil(s) utiliser pour faciliter la veille ?
  Comment s’équiper ? Doit-on nécessairement faire appel à des logiciels professionnels ? Que valent vraiment les outils gratuits ? Quelles sont les fonctionnalités attendues ou souhaitées ?

2/ Paramétrage des outils et diffusion des contenus

Une fois la stratégie posée et le choix de l’outil fait, il convient de passer à l’action. Les composantes de celle-ci suivront assez naturellement le cycle de veille, c’est-à-dire les divers paliers consécutifs à la transformation d’une donnée marché en une information pertinente et exploitable par l’entreprise.

• Collecte de l’information :
  L’idéal est de bien préparer cette phase de compilation des résultats de recherche. Cela permettra notamment d’éviter de générer trop de bruits¹ et de pouvoir se concentrer sur des sources fiables et congruentes avec son activité. Il est également important d’optimiser la collecte en paramétrant l’outil de veille selon vos besoins, et ainsi automatiser au plus juste la récolte d’informations.
• Analyse et traitement de l’information :
  Ici, il est question de spécifier comment les données seront appréhendées et digérées par les collaborateurs. Cela concerne donc le traitement, l’enrichissement et la validation de l’information au sein de l’organisation. Pour cela, il est recommandé de dresser la chaîne de valeur des interactions et relations possibles liées aux différents contenus ou sujets abordés.
• Diffusion de l’information :
  Aboutissement du cycle de veille, cette étape met en lumière la configuration et la personnalisation des outils de communication en rapport avec la veille : plateforme collaborative, alertes et notifications, newsletters, application mobile, etc.

De manière générale, faire appel à de vrais experts métiers lors de la construction de son projet de veille peut s’avérer être un avantage à ne pas sous-estimer. Les services qu’ils proposent, intègrent la plupart du temps un accompagnement dédié à chacune des étapes précédemment listées.

Attention également de pas vouloir en faire trop ou trop peu ! Il vaut mieux commencer un projet de veille par un petit échantillon de sources et de mots-clés afin de tester leurs crédibilités et leurs pertinences. A l’inverse, il convient de ne pas rester trop cloisonné aux sujets exclusivement liés à son activité au risque de passer à côté de potentiels bouleversements des modèles économiques existants.

Enfin, tout comme l’environnement évolue, il faudra envisager de revoir périodiquement son plan de veille en conséquence. Les paramètres et choix opérés ne doivent pas être figés, ils doivent s’adapter aux changements extérieurs tout comme aux mutations internes à l’entreprise.

3/ Déploiement de l’outil et conduite du changement

A chaque évolution, son lot de peurs associées. La mise en place d’un nouveau processus de veille au sein d’une société n’y échappe habituellement pas. Soutenir cette transition au travers de différentes actions peut alors paraître nécessaire :

• Promouvoir votre projet de veille :
  A un premier niveau, il peut sembler utile d’informer les collaborateurs de l’entreprise de la mise en place d’un (nouveau) processus de veille. Cette communication peut passer par l’envoi d’une note interne, d’une newsletter, ou encore via l’intranet.
• Créer des contenus appropriés et/ou organiser des événements :
  Il est ensuite possible d’envisager d’acculturer les futurs utilisateurs en rédigeant des fiches pratiques, en planifiant des rendez-vous de démonstration de l’outil ou des webinars, ou enfin en réalisant une vidéo interne de promotion.
• Former les équipes :
  Pour finir, il est pertinent de prévoir des sessions de formation au logiciel ou de créer un module e-learning dédié à l’utilisation des principales fonctionnalités de l’interface.

Cette phase d’implémentation et de conduite du changement n’est pas à sous-estimer. La mise en place d’un processus de veille optimal ou l’obtention d’un outil ultra-performant ne garantissent pas toujours les meilleurs résultats. Si les collaborateurs de l’entreprise répriment à utiliser le logiciel ou ne sont pas prêts à ajuster certaines de leurs actions, la situation a des chances de s’embourber. Il y a donc un véritable défi RH² et managérial à relever lors de cette étape afin de sensibiliser, former, accompagner et piloter les utilisateurs dans leur cheminement psychologique face au changement.

4/ Montée en qualité de son processus de veille

“Last but not least”, la dernière étape clé de la mise en place d’un projet de veille met l’accent sur la progression à maturité de son processus de surveillance. Une fois les bases du cycle de veille posées et déjà un peu expérimentées, plusieurs actions peuvent être étudiées :

• Apprécier la performance de sa veille :
  Sonder les contributeurs, les modérateurs et les publics cibles de la veille, grâce à un questionnaire de satisfaction par exemple, peut être intéressant pour obtenir un retour sur le travail réalisé, à savoir notamment les axes positifs qui ont émergés, et les points de frictions qui peuvent encore subsister.
• Mobiliser des ressources additionnelles :
  Afin de rendre la veille plus dynamique et plus unanime au sein de l’organisation, il peut être opportun de mobiliser davantage d’effectifs (experts métiers, veilleurs potentiels, lecteurs) dans le cycle de veille en lançant des campagnes internes ad hoc.
• Susciter l’engouement :
  Créer un certain élan autour du projet est souvent un plus. Il est possible de mettre en place un “Club d’utilisateurs” interne afin de fédérer et de fidéliser les lecteurs à l’outil, mais aussi et surtout, d’être au cœur de leurs attentes et préoccupations.

¹Bruit : ensemble des informations redondantes ou inutiles qui nuisent à une recherche documentaire.
²RH : Ressources Humaines

Être veilleur nécessite aujourd’hui de vraies compétences. En effet, le métier revêt un rôle de plus en plus stratégique au sein de l’entreprise (cf. le 360° du métier de veilleur). Chaque jour, il œuvre pour le compte de ses clients externes ou internes. Il collecte, traite, analyse et diffuse la bonne information à la bonne personne. Une séquence d’actions quotidienne pour éviter de passer à côté d’une donnée pertinente dans ce flots d’informations.

Alors peut-on vraiment parler d’une “journée-type” lorsqu’on est en charge de la veille ? Quelles sont les étapes clés à respecter dans ce cycle de veille journalier ? Et quelles sont les missions récurrentes du veilleur qui sont parfois sous-estimées ?

Éléments de réponse dans cet article.

La “journée-type” : mythe ou réalité ?

A première vue, le métier de veilleur ne semble pas être un métier requérant de fortes capacités d’adaptations. Il ne semble pas nécessiter de flexibilité au niveau des horaires de travail. Ou encore impliquer une bonne gestion du stress et de ses émotions. De même, a priori, le veilleur ne semble pas partager le même quotidien qu’un journaliste d’investigation, qu’un responsable de la communication, ou qu’un commercial.

Et pourtant ! Pour l’ensemble de ces métiers, le déroulement d’une journée de travail peut significativement varier. Elle est en fonction de la charge d’informations à examiner, de l’actualité, et de la situation et des problématiques rencontrées par les clients ou destinataires de l’information. Un client en situation de crise par exemple, demandera, dans un laps de temps court, une collecte de données plus poussée combinée à une analyse plus pointue et plus tranchée. De cette manière, les décideurs pourront prendre rapidement les décisions appropriées.

Pas de train-train quotidien donc pour le métier de veilleur ? Pas si sûr. Même si on ne peut pas exactement parler de journée-type, la fonction impose néanmoins un certain nombre d’actions journalières. Et ce dès l’arrivée du veilleur sur son lieu de travail.

Les petits rituels de la journée

Fraîchement sorti du métro ou de sa voiture, le veilleur démarre sa journée de travail par une série de rites constituant l’essentiel de ses missions :

• Balayer les informations tombées dans la nuit : Via son application mobile ou directement à travers l’outil de veille. Il commence par traiter les urgences et envoie les bonnes alertes aux destinataires adéquats. La priorité est de communiquer l’information “chaude” ou d’actualité. L’objectif est de ne pas perdre de temps sur les potentielles conséquences que cette information pourrait avoir sur l’activité.
• Collecter et classer l’information liée aux sujets identifiés : Cette étape de “veille pure” représente au minimum un tiers du temps de travail. Cela en fait une phase incontournable du métier de veilleur, si ce n’est la principale. Elle consiste à débusquer les informations sur les différentes sources déterminées (presse, réseaux sociaux, blog, etc.) et à les trier, c’est-à-dire à les conserver ou à les supprimer. Pour s’assurer de ne rien rater, cette action se réalise généralement deux fois par jour (le matin et l’après-midi). Elle peut être automatisée au maximum pour permettre de gagner du temps.
• Traiter et analyser l’information : Une fois l’étape précédente achevée, le veilleur se charge de résumer ce qu’il a pu collecter et y apporte sa valeur ajoutée. A ce titre, il effectue des synthèses, et analyse l’information en y donnant du sens. Il met en évidence les signaux faibles du marché.

Les temps cachés : ces tâches auxquelles on ne pense pas

Au delà des actions fréquentes que nous venons d’évoquer, le métier de veilleur recèle également des tâches insoupçonnées. Parce qu’elles peuvent parfois être chronophages et venir perturber le rythme exigé par la veille, il convient de les prendre en compte :

• Diffuser et partager l’information : Le veilleur peut être amené à préparer tous types de contenus destinés à véhiculer l’information récoltée (présentations, tableaux de bord, newsletters, notifications, etc.). Il participe ainsi à la restitution de résultats de recherche. Cette phase peut notamment s’avérer capitale pour les prises de décisions stratégiques liées à une activité ou à une organisation.
• Réaliser des missions de veille ponctuelles : Autre aspect non négligeable : la réponse à des demandes spécifiques. Il peut en effet arriver, selon les événements de l’entreprise, que le veilleur fournisse un travail dédié à une thématique ou une actualité particulière. Cela peut par exemple être le cas d’une surveillance des derniers articles publiés sur un futur partenaire commercial.
• Réévaluer les étapes du cycle de veille : Tel un horloger réglant tous les rouages d’une montre à la recherche de l’enchaînement optimal, le veilleur affine et réoriente son sourcing. Il trouve de nouveaux collaborateurs susceptibles d’apporter de l’information, réajuste son outil, teste de nouvelles fonctionnalités et améliore ses livrables.

Très présente depuis une quinzaine d’années, la veille collaborative tire son essence du principe de partage : documents, favoris, annotations et autres participations par les experts métiers, appuyant l’intelligence et l’efficacité d’une entreprise.

Beaucoup de salariés effectuent une surveillance de leur propre métier, sans forcément en partager les résultats. C’est dans ce contexte que le professionnel de l’information peut tenter d’établir une veille collaborative en récoltant ce travail afin d’alimenter sa veille et en faire profiter l’ensemble de l’entreprise.

Collaborateurs et veilleurs : pourquoi travailler ensemble ?

Utiliser son capital employés en mettant en œuvre une veille collaborative permet à la cellule de veille de l’entreprise d’alimenter plus pertinemment ses recherches. La finalité de cette veille : une plus grande qualité des productions, permettant des économies d’échelle et une performance accrue. Les collaborateurs reçoivent des informations issues de l’expérience ou du travail de leurs collègues, mutualisant l’intelligence de l’entreprise.

Politique de collaboration : comment l’établir ?

Grâce à la création de communautés de collaborateurs regroupées autour de thématiques et centres d’intérêt, la parole de personnes peu visibles habituellement est valorisée alors qu’ils ne sont pas leaders ou hauts managers. Ces collaborateurs sont désormais mieux identifiés. Ils deviennent de précieuses sources d’information. La veille en sera d’autant plus productive qu’elle bénéficiera de la collaboration de tous, donc de visions et d’approches très diversifiées.
Pour mettre en place une veille collaborative, il s’agit surtout d’allier une politique de collaboration en parallèle de différentes actions :

• identifier des spécialistes de chaque « métier » et ceux travaillant sur le terrain (commerciaux, évènements, salons) susceptibles d’apporter leur expertise ou leurs informations : on les nomme les veilleurs potentiels ;
• être un veilleur, clairement identifié et accessible permet d’être le référent de la veille collaborative. Ainsi tout partage d’information transite par eux ;
• animer le réseau autour de réunions, de partages et de pistes d’améliorations ;
• disposer d’outils pour centraliser les fruits de la collaboration ;
• sensibiliser à l’utilité de la collaboration pour apporter une plus-value à l’entreprise, grâce notamment à des statistiques encourageantes ;
• Obtenir le soutien de la direction, en termes de moyens et de temps.

KB Crawl Suite : la réponse aux besoins collaboratifs en veille stratégique

C’est pour répondre à cette demande de veille collaborative en pleine explosion que KB Crawl a implémenté des fonctionnalités de coopération et de contribution à sa solution native, telles que :

• des droits d’accès personnalisés ;
• les annotations ;
• une personnalisation des contenus selon l’utilisateur ;
• les alertes personnalisées…

La solution KB Crawl Suite dispose d’un module en pleine évolution, dédié aux fonctionnalités et apparenté aux réseaux sociaux d’entreprise : cet espace collaboratif permet par exemple la création de groupes thématiques ou l’alimentation d’un « mur » personnel, grâce aux informations issues de ses sources ou de la veille interne.

Vers un nouveau rôle pour le veilleur ?

Suite à la mise en place d’une veille collaborative, le veilleur traditionnel revêt un nouveau rôle, celui d’accompagnateur et de modérateur : il devient un manager de réseaux, qui identifie de nouvelles sources humaines d’informations et active leur potentiel collaboratif.

Le veilleur travaille dans la transversalité et son mode de fonctionnement s’horizontalise. Souvent chargé de transmettre des compétences en management de l’information aux collaborateurs, il favorise dans l’entreprise une plus grande autonomie de chacun à trouver l’information juste et à la partager.

Outils de veille et utilisateurs : quelles sont les bonnes pratiques pour les inciter à consulter les informations de la veille et fidéliser leur connexion à votre plateforme de veille.

Publier des informations issues de la veille sur une plateforme de veille dédiée est une première étape, qui ne se suffit pas toujours à elle-même. Les utilisateurs des outils de veille, via la plateforme doivent être incités à s’y connecter, afin qu’il en mesure l’exact potentiel et la qualité des informations qui y sont publiées régulièrement.

Plusieurs méthodes permettent d’attirer les utilisateurs de plateforme de veille et de les fidéliser, pour qu’ils bénéficient des articles de la veille et contribuent à leur tour à les enrichir via outils de veille adaptés.

La méthode traditionnelle est bien évidemment « le pull », grâce à la diffusion de newsletters facilitée par les outils de veille. Cette méthode ancienne fait toujours ses preuves, puisque l’envoi d’une newsletter résulte toujours en un pic d’activités. Ces envois réguliers risquent de cantonner la veille à un email que les utilisateurs attendent dans leur boite de réception. Pour ne pas réduire votre action source de réactions à la newsletter, il est essentiel d’élargir votre action avec d’autres méthodes de fidélisation des utilisateurs.  

Outils de veille et utilisateurs : adaptez-les aux besoins pour fidéliser davantage

Administrer une plateforme de veille sans prendre en compte les besoins et les souhaits de ses utilisateurs est un risque avéré de déception. Comme tout produit, la plateforme de veille doit répondre aux besoins de ses consommateurs. Plusieurs pratiques permettent d’analyser l’utilisation de la plateforme de veille afin de s’adapter aux usages des utilisateurs.

Un suivi statistique est une première étape dans l’étude des habitudes des lecteurs. Il permet de repérer les thèmes les plus suivis et de classer les centres d’intérêts. Les outils de veille aident à s’adapter à ce suivi. Par exemple, ils permettent l’ajout de widgets pour mettre en avant les articles, les tags les plus consultés ou les articles les plus likés.

Les administrateurs de la plateforme de veille peuvent également suivre des statistiques sur le backoffice. Elles indiquent le volume et niveau de consultation par tag ou les résultats après diffusion des newsletters. L’opportunité de mesurer concrètement le nombre d’ouvreurs et les articles ayant été lus.

Savoir quels sont les sujets qui intéressent le plus les utilisateurs vont aider le veilleur à focaliser la veille sur ces sujets ou au contraire à mieux communiquer sur les sujets moins consultés pour les mettre en avant.

L’outil de veille, un allié de choix pour faire participer les utilisateurs

S’adapter aux besoins des utilisateurs est un pas en avant, mais leur permettre de participer à la veille les implique véritablement. Chaque lecteur s’inscrit dans une dynamique collaborative. Autre option pour les administrateurs : donner aux utilisateurs la possibilité de commenter les articles, dans des thématiques choisies selon une stratégie ciblée.

Pour aller plus loin, les administrateurs peuvent mettre à disposition des utilisateurs une adresse réceptrice d’email dans la plateforme. Les utilisateurs peuvent alors partager leurs informations de veille. C’est un excellent moyen d’obtenir de l’information grise.

Il est possible de donner aux lecteurs la possibilité d’écrire des articles. Ils deviennent alors des contributeurs à part entière. La gestion des profils laisse les administrateurs attribuer les droits de manière très fine. Chacun des lecteurs (ou uniquement quelques utilisateurs identifiés) peuvent ainsi proposer des articles aux veilleurs, publiables après validation.

Effacer les barrières pour s’adapter toujours plus et fidéliser en continu

L’adaptation aux utilisateurs passe également par la prise en compte de leurs contraintes. Pour ceux qui travaillant dans un bureau, il est facile de se connecter à une plateforme pour y lire les informations de la veille. Les personnes itinérantes peuvent être facilement confrontées à des problèmes d’accès liés à une connexion défaillante. L’utilisation de l’application mobile KBP Mobile pallie cette contrainte. L’application permettra à tous de consulter les articles directement sur leur mobile pour s’abonner à des thématiques et recevoir des notifications. L’application permet de lire leurs articles favoris ou dernières notifications, hors connexion.

Autre blocage à anticiper : se souvenir de son mot de passe !

La plateforme de veille étant un site protégé, elle nécessite un login et un mot de passe pour s’y connecter. Cette barrière de la connexion peut aisément être supprimée, en utilisant la technologie du SSO ou « sigle sign on ». Cette technologie permet de lier les comptes de la plateforme à ceux de l’entreprise (comme par exemple les comptes windows ou ceux d’un intranet).  Cela signifie que lorsqu’un utilisateur ouvre sa session windows sur son ordinateur, il est automatiquement connecté à la plateforme de veille.
En éliminant cette barrière, la consultation de la plateforme est facilitée.

Plateforme de veille : préparer le terrain pour monter en puissance

Effectuer un bon lancement de sa plateforme est essentiel pour capter l’attention des lecteurs dès l’ouverture. Une méthode peut être mise en place : le principe de montée en puissance.

Le principe : les administrateurs proposent aux utilisateurs une plateforme simple, avec peu de fonctionnalités. Au fil des semaines, ils dévoilent des nouveautés ; possibilité de commenter les articles, se créer des alertes sur des thématiques, utiliser des modules comme la datavisualisation…
Cette méthode a deux bénéfices : elle permet aux utilisateurs de s’habituer petit à petit aux différentes fonctionnalités.  La prise en main est ainsi facilitée. Le second avantage est de maintenir l’attention des utilisateurs durant plusieurs semaines, grâce à du teasing et des nouveautés régulières.

Une fois la plateforme de veille paramétrée avec toutes ses fonctionnalités, les administrateurs auront encore des nouveautés à présenter à leur utilisateurs, grâce aux mises à jour régulières des outils par KB Crawl.

Enfin, l’adage a beau être de ne pas juger sur l’apparence, c’est cependant un élément important. Le dynamisme de l’apparence de la plateforme, et notamment l’utilisation de couleurs et d’images, permettent de proposer aux lecteurs une expérience agréable. Le look & feel et l’ergonomie de la plateforme sont essentiels afin que ces derniers trouvent l’environnement plaisant et facile d’utilisation, autant de bonnes raisons de s’y connecter souvent.