Alors que la rentrée scolaire approche à grands pas, il est temps de se préparer pour une nouvelle année pleine de défis et d’opportunités. Pour vous accompagner dans cette démarche, KB Crawl, leader dans le domaine des outils de gestion de l’information, propose une solution innovante qui facilitera votre organisation et optimisera votre productivité.

Collecte, organisation et gestion d’informations simplifiées

A la pointe de l’innovation, les outils de veille KB Crawl sont conçus pour vous permettre de collecter, d’organiser et de gérer efficacement l’information, que ce soit pour vos études, votre travail ou vos projets personnels. Que vous soyez étudiant, enseignant, veilleur ou professionnel, les outils KB Crawl seront adaptés à vos besoins.

Gagnez du temps grâce à l’extraction automatisée de données pertinentes

L’un des principaux avantages des outils KB Crawl est leur capacité à extraire et à structurer automatiquement les données pertinentes à partir de différentes sources en ligne. Que vous ayez besoin de rassembler des articles, des documents, des informations de recherche ou des données statistiques, KB Crawl vous permet de le faire en un temps record. Fini les longues heures de recherche fastidieuse, vous pouvez désormais vous concentrer sur l’essentiel.

Structurez vos informations avec facilité grâce à la fonctionnalité de classement avancée

De plus, les outils KB Crawl offrent une fonctionnalité de classement et d’organisation avancée, vous permettant de catégoriser et d’étiqueter vos informations de manière intuitive. Vous pouvez ainsi créer des dossiers personnalisés, des étiquettes thématiques et des notes pour mieux structurer vos données et les retrouver facilement lorsque vous en avez besoin. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les étudiants qui souhaitent organiser leurs cours, leurs projets de recherche et leurs références bibliographiques de manière efficace.

Facilitez la communication et la coordination avec les fonctionnalités de partage

KB Crawl comprend également des fonctionnalités de veille collaborative, ce qui en fait un outil idéal pour les projets de groupe et le travail d’équipe. Avec KB Crawl, permettez à votre cellule de veille d’alimenter plus pertinemment vos recherches. Vous pouvez partager des dossiers et des documents avec vos collègues, vos camarades de classe ou vos collaborateurs, facilitant ainsi la communication et la coordination.

Pour préparer votre rentrée avec les outils KB Crawl et découvrir comment ils peuvent améliorer votre organisation et votre productivité, rendez-vous sur le site kbcrawl.com et réservez une démonstration gratuite.

À propos de KB Crawl SAS :

KB Crawl SAS est un leader français dans les solutions et services de veilles pour les entreprises. Créée en 2007 et basée en France, la société compte plus de 100 000 utilisateurs de ses solutions dans le monde. KB Crawl SAS aide ses clients à améliorer leurs performances en leur offrant des services et des solutions innovantes afin de mener les actions adéquates pour la mise en œuvre de leur stratégie.

www.kbcrawl.com

La protection des informations est aujourd’hui devenue un sujet sensible pour toute entreprise. Avec le développement des moyens de communication modernes et la prolifération des échanges de toute nature, les données détenues par l’organisation doivent faire l’objet d’une attention renforcée. Alors, quelles types d’informations cela concerne t-il ? Comment les détracteurs de l’entreprise exploitent-ils les failles de sûreté ? Et comment sécuriser ce que la société produit ou émet ? On vous partage quelques trucs et astuces.

Se protéger : pourquoi ? pour quoi ? pour qui ?

Un pan méconnu de l’intelligence économique concerne tous les aspects liés à la protection de l’information. En effet, processus de veille engagé ou non, toute entreprise est à même de collecter, rédiger, traiter et communiquer des données. Et ce, en interne, comme à l’extérieur. Or, ces contenus sont parfois mal maîtrisés, et représentent ainsi une menace à court comme à long terme.

Par ailleurs, il serait illusoire de croire que la protection de l’information en entreprise ne regarde que les données sensibles. En d’autres termes, sécuriser ses données, ce n’est pas seulement mettre à l’abri ses renseignements financiers (investissements, marges, etc.), économiques (parts de marché, chiffre d’affaires, etc.) ou stratégiques (lancements, acquisitions, etc.).
La protection de l’information porte également sur toute indication utile et pertinente relative à l’activité de l’entreprise (fiches techniques, cotations, arguments de vente, etc.). Les informations surveillées dans le cadre de sa veille doivent aussi être protégées. Même s’il s’agit d’informations blanches, c’est-à-dire d’informations disponibles en libre accès sur Internet, savoir ce que l’entreprise suit peut déjà en dire long et révéler une partie de sa stratégie.

Enfin, se protéger ne se limite pas à contrôler les informations gérées par l’entreprise elle-même, et pour elle-même. D’autres informations peuvent être gérées par l’entreprise pour le compte de tiers (partenaires commerciaux, fournisseurs, distributeurs, etc.), et par des tiers pour le compte de l’entreprise. La protection des données intervient donc dans un périmètre plus large que celui réservé à l’organisation propre.

L’information : une mine d’or pour vos détracteurs

L’information, c’est le pouvoir ? En tout cas, obtenir une information, capitale ou non, apporte des possibilités d’actions à son détenteur.

Toute entreprise peut un jour rechercher des informations stratégiques au sujet de ses concurrents, mais l’inverse est également vrai, et chaque organisation peut alors devenir une cible. Il apparaît donc nécessaire d’identifier les différentes menaces probables. Celles-ci peuvent être liées :

• A des actions illicites destinées à exploiter des failles de la politique de sûreté de la société. Exemples les plus fréquents : les vols, les piratages informatiques, ou, plus récemment, les ransomware (prise en otage de données stratégiques d’une entreprise en échange d’une rançon)
• A des campagnes de désinformation. Elles sont généralement vouées à nuire à l’image ou à la réputation de l’entreprise. Elles peuvent naître de rumeurs ou de propos intentionnellement malveillants.
• A un manque de prudence de l’entreprise et de ses collaborateurs. L’absence de surveillance de documents, les déplacements professionnels, la prise de parole publique, le bavardage dans un lieu fréquenté, etc., sont autant d’opportunités de surprendre ou d’obtenir des informations qui ne nous sont pas réservées à l’origine.

Que mettre en place pour sécuriser les informations de l’entreprise ?

De fait, identifier la source des menaces permet de combler les brèches existantes et d’instaurer les correctifs appropriés en conséquence.

• Au sein de l’entreprise d’abord :
  • Les informations “communes”
    • Sensibiliser et responsabiliser les collaborateurs à la sécurité des données (enjeux, conséquences, menaces, etc.).
    • Repenser le cycle de vie et la traçabilité de l’information en rédigeant des procédures pour chaque étape (acquisition, diffusion, conservation, destruction).
    • Encadrer les stagiaires, notamment par rapport à leurs rapports de stage pouvant contenir des informations confidentielles.
  • Les informations dites « sensibles »
    • Inventorier et trier les informations sensibles. Ensuite, lister les personnes pouvant accéder aux différents classements de l’information.
    • Être vigilant et attentif par rapport aux origines et aux conditions de stockage de l’information sensible : chiffrement des données, clauses de confidentialité, etc.
  • Les innovations
    • Protéger ses innovations auprès de l’Institut National de la Propriété Industrielle (dépôt de brevets, dessins et modèles industriels, éléments de recherche et développement, enveloppe Soleau, etc.).
  • Les locaux
    • Sécuriser les accès à l’entreprise (code, badges, biométrie, registre des visites, consignes pour les téléphones portables des visiteurs, etc.)
    • Restreindre l’accès à certaines zones (salle des serveurs, bureaux du PDG, Directeur juridique, R&D, etc.)
    • Encadrer la navigation sur internet en interne en utilisant un compte administrateur
    • Si l’installation d’un quelconque matériel doit être effectuée au domicile personnel, le faire protéger par des moyens techniques efficaces, sélectionner et faire valider l’installateur par l’entreprise.

• Au niveau individuel enfin :
  • L’attitude :
    • Être discret, faire attention à ses propos, surtout dans les lieux publics.
    • Maîtriser sa communication quotidienne (même par réseaux sociaux et dans les e-mails personnels).
    • Rester prudent lorsqu’une personne vient vous aborder. C’est une technique toujours très utilisée pour manipuler et obtenir quelque chose de manière volontaire ou involontaire.
  • Le matériel :
    • Désactiver le Wi-Fi et le Bluetooth sur son téléphone portable professionnel lors de la visite d’un salon professionnel.
    • Mettre en place des codes de sécurité complexes et modifiés régulièrement (ne jamais laisser la session de son ordinateur professionnel/personnel ouverte).
    • Stocker le minimum de données nécessaires sur un ordinateur portable neuf.
    • Ne pas ouvrir d’e-mail d’origine inconnue.
    • Utiliser un support informatique d’origine externe connu et contrôlé.
    • Faire transiter les données très sensibles par la valise diplomatique de l’ambassade française au besoin.

Mettre en place un projet de veille stratégique au sein de toute entreprise n’est pas un automatisme. Pourtant, cette activité est désormais reconnue pour son utilité et son rôle important dans la réussite de l’organisation. Elle nécessite de vraies compétences et s’inscrit pleinement dans les évolutions sociétales actuelles. Mais alors pourquoi la veille a t-elle autant de difficultés à se démocratiser ? Qu’est-ce qui fait qu’elle n’a pas tout à fait une place à part entière parmi les autres services de l’entreprise ? Comment peut-on arriver à démontrer la nécessité de la veille ? Et, si on y arrive, comment éviter de faire retomber l’émulation suscitée ?

Pourquoi de tels freins à la propagation de la veille ?

Tout d’abord parce que l’Intelligence économique, telle que nous l’entendons aujourd’hui, est une notion novatrice. La veille stratégique s’est particulièrement développée avec l’arrivée d’Internet et des réseaux informatiques. Par conséquent, elle ne prend réellement toute son ampleur qu’au début des années 2000 (contrairement à d’autres départements qui ont parfois des décennies d’existence). La veille permet alors une gestion facilitée des multiples sources d’informations apparues. Elle contribue également au travail d’automatisation des processus et de diffusion des contenus pertinents au sein de l’organisation.

Deuxièmement, parce que la veille implique un investissement collectif. Elle demande un partage unanime de l’information stratégique dans l’entreprise. L’intelligence économique suppose une participation active de l’ensemble des acteurs. Aussi bien les personnes présentes sur le terrain, souvent source d’information grise ; que les décideurs, qui doivent pouvoir bénéficier des bonnes données pour piloter l’activité. La veille nourrit donc un besoin certain d’alignement et de transparence entre la direction et ses collaborateurs. En cela, cette exigence constitue généralement un frein important à son déploiement.

Enfin, l’une des dernière raison pourrait davantage être liée aux enjeux même de la veille. En théorie, tout le monde s’accorde à reconnaître les vertus d’un processus de veille bien établi : obtenir plus rapidement de l’information, rester compétitif, déceler les signaux faibles de son marché, etc. En pratique, la discipline jouit d’une méconnaissance relative à son fonctionnement et à sa finalité. Une certaine opacité règne sur son intégration au sein de l’organisation, et sur son imbrication dans les missions de chacun. L’équilibre de cette orchestration peut faire peur et repousser la mise en place d’un projet de veille. Cet équilibre peut également être difficile à trouver à terme, amenuisant ainsi les bénéfices d’une veille déjà instaurée.

Comment convaincre de la nécessité de la veille ?

Au regard des résistances à la propagation de la veille en entreprise, comment prouver son utilité ? Une seule action est en mesure de répondre à cette question : CO-MMU-NI-QUER !

En effet, il apparaît assez clairement que sensibiliser les collaborateurs et futurs utilisateurs à la démarche de veille, ainsi qu’à ses méthodes et ses outils, s’avère être nécessaire. Mettre la lumière sur ses avantages et les gains escomptés fait fréquemment la différence auprès des indécis.

En fonction des problématiques et de la taille de l’entreprise, différents moyens de promotion de l’approche ont déjà fait leur preuve :

• Communication directe : note interne, courriel, newsletter, notification via l’Intranet, briefing, conférence, etc.
• Accompagnement du processus de veille : réunion de lancement, formation des équipes, webinar, vidéo didactique, fiche pratique, événement dédié, etc.
• Confirmation des bénéfices : démonstrations appliquées, mise en avant de chiffres clés, témoignages et cas clients, interview caution, etc.

Comment faire perdurer l’intérêt pour la veille ?

Convaincre de la nécessité d’instaurer un projet de veille en entreprise n’est pas chose aisée. Qui se sentirait confiant de devoir justifier des dépenses budgétaires dont les résultats ne sont pas directement appréciables ? Mais la grande difficulté ne réside pas exclusivement là. Au delà du fait de débloquer une enveloppe pour sa veille et de communiquer sur son avènement, il faut la penser à long terme. Et notamment sur comment faire pour éviter de faire retomber l’engouement autour d’elle.

Deux types d’actions peuvent alors être envisagées :

• Sensibiliser en continue :
  Poursuivre la promotion de la démarche de veille de manière pérenne s’avère souvent utile. Particulièrement pour limiter les risques de lassitude ou de routine liés à l’utilisation de l’outil. Les agissement possibles : mettre en avant les nouvelles fonctionnalités de la plateforme, mettre en évidence les nouveaux contributeurs ou utilisateurs, planifier des modules de perfectionnement à l’outil, organiser des réunions thématiques, etc.

• Effectuer un suivi actif :
  Il est parfois difficile de savoir si le fruit du processus de veille a bien été utilisé par les décideurs de l’entreprise. De fait, partager les réussites en rapport avec la veille permet de prouver de son importance. Cela met aussi en confiance les managers ou collaborateurs qui y ont contribué. Par exemple, on peut imaginer d’illustrer ces réalisations au travers des reporting qui ont aidé à prendre les décisions appropriées. Il peut également être pertinent de mesurer les indicateurs de performance liés à la veille et de les mettre en lumière lors de réunions périodiques.

Ça y est ! Votre entreprise a (enfin ?) décidé de sauter le pas. Elle souhaite désormais formaliser et structurer son processus de veille en bonne et due forme. Passer à la vitesse supérieure. Dépasser le stade d’une tâche de surveillance saupoudrée et distillée dans les missions de différents collaborateurs. Mettre en place une authentique intelligence économique efficace et centralisée.

En une fraction de réunion(s) … une multitude de questions viennent alors à se poser. Elles se résument généralement par : Qui ? Pour qui ? Quand ? Pour quand ? Quoi ? Pourquoi/Pour quoi ? Comment ? Combien ?

Comment concrètement s’y prendre pour instaurer un projet de veille au sein de son organisation ? Quelles sont les phases à respecter ? Quelles sont les erreurs classiques à éviter ?

Analyse de la situation en 4 étapes clés.

1/ Identification et expression des besoins en connaissance

Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va.

Cette expression de Sénèque traduit à elle-seule l’importance de cette première étape. C’est en effet en identifiant en amont les objectifs et les besoins répondant à un projet de veille que l’entreprise a toutes les chances de le réussir. Cette phase stratégique consiste à définir le cadre et les limites du processus de veille à venir. Elle soulève bien souvent des questions simples, mais aux réponses complexes :

• Quel(s) type(s) de veille mettre en place ?
  Il s’agit ici de déterminer le périmètre de la veille, son champ d’influence. Doit-on opérer une veille concurrentielle ? Une veille innovation ou technologique ? Une surveillance juridique et réglementaire ? Une veille sectorielle  ? Une veille image et e-réputation ? Une combinaison de plusieurs d’entre-elles ou bien la totalité ?
• Quelles sources et informations surveiller ?
  Autrement dit, quels sont les sujets ou thèmes principaux à examiner ? Quels informations directement ou indirectement liées à l’activité de l’entreprise sont à collecter ? Quels sont les plateformes, media, sites web, blogs, réseaux sociaux, etc. à scruter ? En quoi ces différentes sources sont stratégiquement importantes ? Et comment en tirer profit ?
• Qui sera en charge de la veille ?
  Comment organiser le cycle de veille ? Autour de quels acteurs internes et/ou externes cela va t’il se jouer ? Quelles seront les cibles de la veille ? Pour quel workflow ? Quelles seront les compétences nécessaires au veilleur ? Comment ce métier s’intégrera t-il dans l’entreprise ?
• Quel(s) outil(s) utiliser pour faciliter la veille ?
  Comment s’équiper ? Doit-on nécessairement faire appel à des logiciels professionnels ? Que valent vraiment les outils gratuits ? Quelles sont les fonctionnalités attendues ou souhaitées ?

2/ Paramétrage des outils et diffusion des contenus

Une fois la stratégie posée et le choix de l’outil fait, il convient de passer à l’action. Les composantes de celle-ci suivront assez naturellement le cycle de veille, c’est-à-dire les divers paliers consécutifs à la transformation d’une donnée marché en une information pertinente et exploitable par l’entreprise.

• Collecte de l’information :
  L’idéal est de bien préparer cette phase de compilation des résultats de recherche. Cela permettra notamment d’éviter de générer trop de bruits¹ et de pouvoir se concentrer sur des sources fiables et congruentes avec son activité. Il est également important d’optimiser la collecte en paramétrant l’outil de veille selon vos besoins, et ainsi automatiser au plus juste la récolte d’informations.
• Analyse et traitement de l’information :
  Ici, il est question de spécifier comment les données seront appréhendées et digérées par les collaborateurs. Cela concerne donc le traitement, l’enrichissement et la validation de l’information au sein de l’organisation. Pour cela, il est recommandé de dresser la chaîne de valeur des interactions et relations possibles liées aux différents contenus ou sujets abordés.
• Diffusion de l’information :
  Aboutissement du cycle de veille, cette étape met en lumière la configuration et la personnalisation des outils de communication en rapport avec la veille : plateforme collaborative, alertes et notifications, newsletters, application mobile, etc.

De manière générale, faire appel à de vrais experts métiers lors de la construction de son projet de veille peut s’avérer être un avantage à ne pas sous-estimer. Les services qu’ils proposent, intègrent la plupart du temps un accompagnement dédié à chacune des étapes précédemment listées.

Attention également de pas vouloir en faire trop ou trop peu ! Il vaut mieux commencer un projet de veille par un petit échantillon de sources et de mots-clés afin de tester leurs crédibilités et leurs pertinences. A l’inverse, il convient de ne pas rester trop cloisonné aux sujets exclusivement liés à son activité au risque de passer à côté de potentiels bouleversements des modèles économiques existants.

Enfin, tout comme l’environnement évolue, il faudra envisager de revoir périodiquement son plan de veille en conséquence. Les paramètres et choix opérés ne doivent pas être figés, ils doivent s’adapter aux changements extérieurs tout comme aux mutations internes à l’entreprise.

3/ Déploiement de l’outil et conduite du changement

A chaque évolution, son lot de peurs associées. La mise en place d’un nouveau processus de veille au sein d’une société n’y échappe habituellement pas. Soutenir cette transition au travers de différentes actions peut alors paraître nécessaire :

• Promouvoir votre projet de veille :
  A un premier niveau, il peut sembler utile d’informer les collaborateurs de l’entreprise de la mise en place d’un (nouveau) processus de veille. Cette communication peut passer par l’envoi d’une note interne, d’une newsletter, ou encore via l’intranet.
• Créer des contenus appropriés et/ou organiser des événements :
  Il est ensuite possible d’envisager d’acculturer les futurs utilisateurs en rédigeant des fiches pratiques, en planifiant des rendez-vous de démonstration de l’outil ou des webinars, ou enfin en réalisant une vidéo interne de promotion.
• Former les équipes :
  Pour finir, il est pertinent de prévoir des sessions de formation au logiciel ou de créer un module e-learning dédié à l’utilisation des principales fonctionnalités de l’interface.

Cette phase d’implémentation et de conduite du changement n’est pas à sous-estimer. La mise en place d’un processus de veille optimal ou l’obtention d’un outil ultra-performant ne garantissent pas toujours les meilleurs résultats. Si les collaborateurs de l’entreprise répriment à utiliser le logiciel ou ne sont pas prêts à ajuster certaines de leurs actions, la situation a des chances de s’embourber. Il y a donc un véritable défi RH² et managérial à relever lors de cette étape afin de sensibiliser, former, accompagner et piloter les utilisateurs dans leur cheminement psychologique face au changement.

4/ Montée en qualité de son processus de veille

“Last but not least”, la dernière étape clé de la mise en place d’un projet de veille met l’accent sur la progression à maturité de son processus de surveillance. Une fois les bases du cycle de veille posées et déjà un peu expérimentées, plusieurs actions peuvent être étudiées :

• Apprécier la performance de sa veille :
  Sonder les contributeurs, les modérateurs et les publics cibles de la veille, grâce à un questionnaire de satisfaction par exemple, peut être intéressant pour obtenir un retour sur le travail réalisé, à savoir notamment les axes positifs qui ont émergés, et les points de frictions qui peuvent encore subsister.
• Mobiliser des ressources additionnelles :
  Afin de rendre la veille plus dynamique et plus unanime au sein de l’organisation, il peut être opportun de mobiliser davantage d’effectifs (experts métiers, veilleurs potentiels, lecteurs) dans le cycle de veille en lançant des campagnes internes ad hoc.
• Susciter l’engouement :
  Créer un certain élan autour du projet est souvent un plus. Il est possible de mettre en place un “Club d’utilisateurs” interne afin de fédérer et de fidéliser les lecteurs à l’outil, mais aussi et surtout, d’être au cœur de leurs attentes et préoccupations.

¹Bruit : ensemble des informations redondantes ou inutiles qui nuisent à une recherche documentaire.
²RH : Ressources Humaines

Être veilleur nécessite aujourd’hui de vraies compétences. En effet, le métier revêt un rôle de plus en plus stratégique au sein de l’entreprise (cf. le 360° du métier de veilleur). Chaque jour, il œuvre pour le compte de ses clients externes ou internes. Il collecte, traite, analyse et diffuse la bonne information à la bonne personne. Une séquence d’actions quotidienne pour éviter de passer à côté d’une donnée pertinente dans ce flots d’informations.

Alors peut-on vraiment parler d’une “journée-type” lorsqu’on est en charge de la veille ? Quelles sont les étapes clés à respecter dans ce cycle de veille journalier ? Et quelles sont les missions récurrentes du veilleur qui sont parfois sous-estimées ?

Éléments de réponse dans cet article.

La “journée-type” : mythe ou réalité ?

A première vue, le métier de veilleur ne semble pas être un métier requérant de fortes capacités d’adaptations. Il ne semble pas nécessiter de flexibilité au niveau des horaires de travail. Ou encore impliquer une bonne gestion du stress et de ses émotions. De même, a priori, le veilleur ne semble pas partager le même quotidien qu’un journaliste d’investigation, qu’un responsable de la communication, ou qu’un commercial.

Et pourtant ! Pour l’ensemble de ces métiers, le déroulement d’une journée de travail peut significativement varier. Elle est en fonction de la charge d’informations à examiner, de l’actualité, et de la situation et des problématiques rencontrées par les clients ou destinataires de l’information. Un client en situation de crise par exemple, demandera, dans un laps de temps court, une collecte de données plus poussée combinée à une analyse plus pointue et plus tranchée. De cette manière, les décideurs pourront prendre rapidement les décisions appropriées.

Pas de train-train quotidien donc pour le métier de veilleur ? Pas si sûr. Même si on ne peut pas exactement parler de journée-type, la fonction impose néanmoins un certain nombre d’actions journalières. Et ce dès l’arrivée du veilleur sur son lieu de travail.

Les petits rituels de la journée

Fraîchement sorti du métro ou de sa voiture, le veilleur démarre sa journée de travail par une série de rites constituant l’essentiel de ses missions :

• Balayer les informations tombées dans la nuit : Via son application mobile ou directement à travers l’outil de veille. Il commence par traiter les urgences et envoie les bonnes alertes aux destinataires adéquats. La priorité est de communiquer l’information “chaude” ou d’actualité. L’objectif est de ne pas perdre de temps sur les potentielles conséquences que cette information pourrait avoir sur l’activité.
• Collecter et classer l’information liée aux sujets identifiés : Cette étape de “veille pure” représente au minimum un tiers du temps de travail. Cela en fait une phase incontournable du métier de veilleur, si ce n’est la principale. Elle consiste à débusquer les informations sur les différentes sources déterminées (presse, réseaux sociaux, blog, etc.) et à les trier, c’est-à-dire à les conserver ou à les supprimer. Pour s’assurer de ne rien rater, cette action se réalise généralement deux fois par jour (le matin et l’après-midi). Elle peut être automatisée au maximum pour permettre de gagner du temps.
• Traiter et analyser l’information : Une fois l’étape précédente achevée, le veilleur se charge de résumer ce qu’il a pu collecter et y apporte sa valeur ajoutée. A ce titre, il effectue des synthèses, et analyse l’information en y donnant du sens. Il met en évidence les signaux faibles du marché.

Les temps cachés : ces tâches auxquelles on ne pense pas

Au delà des actions fréquentes que nous venons d’évoquer, le métier de veilleur recèle également des tâches insoupçonnées. Parce qu’elles peuvent parfois être chronophages et venir perturber le rythme exigé par la veille, il convient de les prendre en compte :

• Diffuser et partager l’information : Le veilleur peut être amené à préparer tous types de contenus destinés à véhiculer l’information récoltée (présentations, tableaux de bord, newsletters, notifications, etc.). Il participe ainsi à la restitution de résultats de recherche. Cette phase peut notamment s’avérer capitale pour les prises de décisions stratégiques liées à une activité ou à une organisation.
• Réaliser des missions de veille ponctuelles : Autre aspect non négligeable : la réponse à des demandes spécifiques. Il peut en effet arriver, selon les événements de l’entreprise, que le veilleur fournisse un travail dédié à une thématique ou une actualité particulière. Cela peut par exemple être le cas d’une surveillance des derniers articles publiés sur un futur partenaire commercial.
• Réévaluer les étapes du cycle de veille : Tel un horloger réglant tous les rouages d’une montre à la recherche de l’enchaînement optimal, le veilleur affine et réoriente son sourcing. Il trouve de nouveaux collaborateurs susceptibles d’apporter de l’information, réajuste son outil, teste de nouvelles fonctionnalités et améliore ses livrables.

Se trouver en situation de crise n’est jamais un moment facile pour la vie de l’entreprise et de ses collaborateurs. Cette période est plus ou moins longue selon la problématique rencontrée. Elle peut mettre en péril votre image, vos relations avec vos clients et vos partenaires et potentiellement anéantir l’ensemble du travail accompli jusqu’alors.

Plusieurs principes et techniques existent pour communiquer de manière efficace dans ce genre de situation. Mais ces méthodes n’ont qu’un rôle curatif et ne cherchent habituellement pas à régler le fond des choses. C’est-à-dire l’origine même du problème.

Dans ces conditions, comment faire pour anticiper ces crises ? Comment prévoir les risques que l’entreprise peut encourir ? Comment éteindre le feu avant même qu’il ne se déclare ? Dans cet article, nous allons explorer ensemble comment un processus de veille bien rôdé peut vous éviter d’être confronté à des situations forts désagréables.

Les sources d’information instantanée vous font peur ? Elle peuvent surtout sauver des vies.

Aujourd’hui une entreprise dotée d’un bon outil de veille professionnel peut surveiller tous types d’informations : analyse du marché et de ses acteurs clés, détection d’innovations, suivi des évolutions réglementaires, maîtrise de son territoire, contrôle de sa réputation, etc.

La diversité du sourcing et ses enjeux sont un fait. Mais dorénavant ce qui interpelle davantage les professionnels, c’est le caractère instantané et immédiat de l’Information, apanage notamment des réseaux sociaux. Nous faisons tous face à un flot continu de données qu’il est souvent difficile d’exploiter (à temps). Ce flux ininterrompu, couplé au caractère viral qu’un contenu publié peut générer, peut parfois effrayer.

Et si nous prenions un moment le parti de croire que l’immédiateté des sources d’information pourrait au contraire vous être bénéfique ?

Prenons l’exemple d’un client qui a activé la surveillance des Tweets dont les sources se situent autour de son usine. En voyage dans un pays étranger, il a constaté que plusieurs publications mentionnaient un début d’incendie à son usine. Il a alors pu prévenir les pompiers qui n’avaient pas été avertis. Il s’est ainsi épargner des frais et des dommages irréversibles pour ses locaux.

Au lieu de souffrir d’un trop large accès à l’Information, un processus de veille bien établi vous permettra de recouper différentes sources immédiates pour convertir une donnée en une information pertinente et exploitable à temps.

Le rôle de la veille dans la gestion de crise: tout mettre en place pour accéder rapidement à l’essentiel

La surveillance des sources d’information est certes un élément prépondérant à l’anticipation d’une future crise. Mais cela ne suffit pas en soi. D’autres outils constituent aujourd’hui des incontournables faisant du poste de veilleur une fonction décisive dans la prévention et la gestion des crises :

• La veille « around the clock » :
  Il s’agit d’une fonctionnalité de planification de fréquence de surveillance des sources d’information. De très espacé (une fois par semaine) à très fréquent (toutes les 30 minutes) selon les besoins préalablement définis. Ce dispositif vous alerte dès que l’information apparaît à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit.
• Les filtres de pertinence :
  Être alerté en temps réel est un atout indéniable. Néanmoins, trop d’informations ou de bruits submergent parfois les utilisateurs. Des filtres de pertinence, appelés également déclencheurs d’alerte, existent donc pour bénéficier d’une information épurée et ultra-ciblée. Différents types de déclencheurs existent : alerte lors d’une modification de page, alerte lors de l’apparition d’une nouvelle page, alerte lors de l’apparition d’un mot-clé spécifique sur une page donnée.
• La publication automatisée :
  Une fois ces alertes pertinentes dégagées, il existe deux manière de les traiter : de manière automatique ou de manière automatisée. De manière automatique, l’outil publie une alerte sans action humaine. Il filtre, classe et communique automatiquement l’information. De manière automatisée, un veilleur traite l’information pré-classée détectée et la publie pour qu’elle soit consultable par les lecteurs.
• Les notification immédiates :
  Si la publication de l’information nécessite une réaction immédiate, le veilleur a la possibilité de déclencher une notification à destination des décisionnaires. Ces derniers pourront alors être alertés immédiatement par e-mail ou via l’application mobile. Chaque utilisateur a également l’opportunité de créer ses propres notifications personnalisées. Il définit lui-même ses critères et le canal de son choix : e-mail ou notification mobile. Ainsi, méthodes de notifications “push” et “pull” co-existent pour répondre au mieux et au plus vite à la publication d’une information sensible.

Pouvoir agir ensemble à tout moment, où que l’on soit.

On l’a compris, les outils utilisés dans un processus de veille concourent à identifier et traiter les informations délicates de manière efficace, et ce, dès leur apparition.

Mais ce qui fait la réelle valeur ajoutée de toute analyse de son environnement, c’est la synergie des personnes et des compétences pour la traiter et l’exploiter. Cette “intelligence collective” est d’autant plus nécessaire lorsqu’il s’agit pour l’entreprise de se trouver dans une situation de crise. C’est aussi à ça que la veille est confrontée : mettre en commun l’information dans le but d’agir profitablement ensemble.

De ce fait, les plateformes de consultation ont un grand rôle à jouer dans la gestion de situation sensible. L’information se doit d’être toujours à portée de main afin d’être alerté même sans accès à un ordinateur ou en déplacement : dans sa poche via une application mobile par exemple. La plateforme devient alors un véritable outil de gestion de crise, à toute heure. Elle permet de déclencher les actions appropriées dans les meilleurs délais et d’instaurer une réponse quasi-immédiate à la problématique rencontrée.